Die Dreimonatsfrist begrenzt den Zeitraum, für den Verpflegungspauschalen bei einer Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte geltend gemacht werden können. Nach drei Monaten endet der Anspruch – unabhängig davon, ob die Dienstreise weiterläuft.
Gesetzliche Grundlage
Die Dreimonatsfrist ist in § 9 Abs. 4a Satz 6 EStG geregelt. Dort heißt es sinngemäß: Der Abzug von Verpflegungsmehraufwendungen ist auf die ersten drei Monate einer längerfristigen beruflichen Tätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte beschränkt.
Kernregel: Ab dem ersten Tag der Auswärtstätigkeit zählt die Frist. Nach genau drei Monaten (nicht 90 Tagen!) an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte entfällt der Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand. Fahrtkosten und Übernachtungskosten sind davon nicht betroffen.
Wann beginnt die Frist?
Die Dreimonatsfrist beginnt am ersten Tag der Auswärtstätigkeit an einem bestimmten Ort. Entscheidend ist die „auswärtige Tätigkeitsstätte" – also der konkrete Einsatzort. Bei mehreren verschiedenen Einsatzorten läuft für jeden Ort eine eigene Frist.
Beispiel: Ein IT-Berater arbeitet ab dem 1. März bei einem Kunden in Hamburg. Die Dreimonatsfrist läuft bis zum 31. Mai. Ab dem 1. Juni gibt es keine Verpflegungspauschale mehr für den Einsatz in Hamburg – auch wenn der Berater weiterhin dort arbeitet.
Unterbrechung der Frist
Die Dreimonatsfrist wird neu gestartet, wenn die Auswärtstätigkeit an derselben Tätigkeitsstätte für mindestens vier Wochen ununterbrochen unterbrochen wird. Der Grund der Unterbrechung ist dabei unerheblich – es kann Urlaub, Krankheit, eine andere Auswärtstätigkeit oder einfach Arbeit am regulären Arbeitsplatz sein.
Was zählt als Unterbrechung?
Ja, zählt: Urlaub von mindestens 4 Wochen am Stück, Krankheit über 4 Wochen, Einsatz an einem anderen Ort für 4+ Wochen, Tätigkeit am Stammarbeitsplatz für 4+ Wochen.
Nein, zählt nicht: Wochenenden und Feiertage (die laufen in der Frist mit), einzelne Heimfahrten, kurze Unterbrechungen unter 4 Wochen, Tage an denen man nicht vor Ort ist, aber die Auswärtstätigkeit grundsätzlich fortbesteht.
Praxistipp: Planen Sie bei längerfristigen Projekteinsätzen eine Unterbrechung von mindestens 4 Wochen ein (z. B. durch Urlaub + Homeoffice-Wochen). Dadurch startet die Dreimonatsfrist neu und Sie können erneut Verpflegungspauschalen geltend machen.
Berechnung: Drei Monate, nicht 90 Tage
Die Frist wird nach Kalendermonaten berechnet, nicht nach Tagen. Beginn am 15. Januar → Ende am 14. April (nicht am 15. April). Das kann bei kürzeren Monaten (Februar) einen Unterschied machen.
Was passiert nach Ablauf?
Nach Ablauf der Dreimonatsfrist können weiterhin Fahrtkosten (Kilometerpauschale oder Ticketkosten) und Übernachtungskosten geltend gemacht werden. Nur der Verpflegungsmehraufwand entfällt. Die Auswärtstätigkeit bleibt steuerlich anerkannt – es ändert sich lediglich der Umfang der absetzbaren Kosten.
Sonderfälle
Wechselnde Einsatzorte
Wer regelmäßig an verschiedenen Orten arbeitet (z. B. Montagearbeiter, Berater mit wechselnden Kunden), hat für jeden Einsatzort eine eigene Dreimonatsfrist. Wechselt der Einsatzort regelmäßig, greift die Frist praktisch nie.
Fahrtätigkeit
Für Berufskraftfahrer, Außendienstmitarbeiter und andere Arbeitnehmer mit Fahrtätigkeit (ständig wechselnde Einsatzorte) gilt die Dreimonatsfrist nicht, da es keine „derselbe Tätigkeitsstätte" gibt.
Selbstständige
Die Dreimonatsfrist gilt auch für Selbstständige, die am selben auswärtigen Ort arbeiten. Die Regeln sind identisch mit denen für Arbeitnehmer.
Weiterführende Artikel
Die Dreimonatsfrist hängt eng mit der ersten Tätigkeitsstätte zusammen: Nur bei Einsätzen am selben auswärtigen Ort greift sie. Bei doppelter Haushaltsführung gilt sie für die Verpflegungspauschale ebenfalls – dort aber einmalig ab Bezug der Zweitwohnung.