Der Verpflegungsmehraufwand ist der finanzielle Mehraufwand für Essen und Trinken, der entsteht, wenn Sie beruflich außerhalb Ihrer Wohnung und Ihrer ersten Tätigkeitsstätte unterwegs sind. Steuerlich wird er über feste Verpflegungspauschalen abgedeckt – nicht über tatsächliche Belege. Grundlage ist § 9 Abs. 4a EStG.
Verpflegungsmehraufwand vs. Verpflegungspauschale
Die beiden Begriffe werden oft synonym verwendet, meinen aber nicht dasselbe. Der Verpflegungsmehraufwand ist der reale Sachverhalt: Sie essen auf Reisen teurer als zu Hause. Die Verpflegungspauschale ist die steuerliche Antwort darauf: ein fester Betrag, der diesen Mehraufwand pauschal abdeckt. Sie müssen keine Restaurantquittungen sammeln – der Gesetzgeber unterstellt den Mehraufwand allein anhand der Abwesenheitsdauer.
Aktuelle Pauschalen 2025/2026
Für Dienstreisen innerhalb Deutschlands gelten seit 2020 unverändert zwei Stufen:
| Abwesenheit | Pauschale |
|---|---|
| Unter 8 Stunden (eintägig) | 0 € |
| Mehr als 8 Stunden (eintägig) oder An-/Abreisetag | 14 € |
| Voller Kalendertag (24 Stunden) | 28 € |
Bei Dienstreisen ins Ausland gelten länderspezifische Pauschalen, die das BMF jährlich per Schreiben veröffentlicht. Die Sätze variieren erheblich – von 22 € (Äthiopien, 8–24 h) bis 58 € (Schweiz/Genf, 24 h).
Was zählt als Mahlzeit?
Die Frage, was steuerlich als „Mahlzeit" gilt, ist entscheidend – denn gestellte Mahlzeiten führen zur Kürzung der Verpflegungspauschale. Die Finanzverwaltung definiert eine Mahlzeit als ein Essen, das nach allgemeiner Verkehrsauffassung üblicherweise eine der drei Hauptmahlzeiten (Frühstück, Mittagessen, Abendessen) ersetzt.
Das zählt als Mahlzeit:
Hotelfrühstück (auch Buffet), Mittagessen bei einer Konferenz oder Schulung, Geschäftsessen auf Einladung eines Kunden oder Geschäftspartners, warme Mahlzeit im Flugzeug (wenn im Ticketpreis enthalten) sowie Kantinenessen beim Kunden, das der Arbeitgeber bezahlt.
Das zählt nicht als Mahlzeit:
Snacks und Gebäck bei einem Meeting, Kaffee und Getränke, Obst- oder Keksteller, belegte Brötchen als kleine Zwischenverpflegung sowie unbedeutende Aufmerksamkeiten bis zu einem Wert von 60 € brutto, die keinen Mahlzeitencharakter haben.
Praxistipp: Die 60-€-Grenze ist kein Freibetrag für Mahlzeiten. Sie gilt für Aufmerksamkeiten wie Gebäck oder Snacks. Sobald eine echte Mahlzeit gestellt wird – auch wenn sie nur 8 € kostet – greift die Kürzung. Der Wert der Mahlzeit ist dabei irrelevant; es zählt nur, ob sie eine Hauptmahlzeit ersetzt.
Kürzung bei gestellten Mahlzeiten
Wird eine Mahlzeit vom Arbeitgeber bezahlt oder auf dessen Veranlassung von einem Dritten gestellt, wird die Tagespauschale gekürzt. Die Kürzung berechnet sich immer von der großen Pauschale des jeweiligen Reiselands (Inland: 28 €):
| Gestellte Mahlzeit | Kürzung | Betrag (Inland) |
|---|---|---|
| Frühstück | 20 % der großen Pauschale | 5,60 € |
| Mittagessen | 40 % der großen Pauschale | 11,20 € |
| Abendessen | 40 % der großen Pauschale | 11,20 € |
Die Kürzung erfolgt auch dann, wenn die Mahlzeit nicht tatsächlich eingenommen wurde – entscheidend ist, dass sie zur Verfügung stand. Beispiel: Ist das Hotelfrühstück im Zimmerpreis enthalten, wird die Pauschale um 5,60 € gekürzt, selbst wenn Sie nicht frühstücken.
Rechenbeispiel: Dreitägige Dienstreise mit Geschäftsessen
Herr Schmidt reist montags nach Hamburg (Anreise 8:00 Uhr), wird am Dienstag zum Mittagessen eingeladen, nimmt das Hotelfrühstück an beiden Tagen mit und reist mittwochs ab (Rückkehr 17:00 Uhr).
| Tag | Pauschale | Kürzung | Netto |
|---|---|---|---|
| Montag (Anreisetag) | 14,00 € | — | 14,00 € |
| Dienstag (voller Tag) | 28,00 € | –5,60 € (Frühstück) –11,20 € (Mittagessen) | 11,20 € |
| Mittwoch (Abreisetag) | 14,00 € | –5,60 € (Frühstück) | 8,40 € |
| Gesamt | 33,60 € |
Erstattung oder Steuererklärung?
Der Verpflegungsmehraufwand kann auf zwei Wegen geltend gemacht werden – aber nie beides gleichzeitig für dieselbe Reise. Entweder erstattet der Arbeitgeber die Pauschalen steuerfrei über die Reisekostenabrechnung, oder der Arbeitnehmer setzt sie als Werbungskosten in der Steuererklärung an (Anlage N). Selbstständige buchen die Pauschalen als Betriebsausgaben in der EÜR.
Beachten Sie: Die Dreimonatsfrist begrenzt den Anspruch auf Verpflegungspauschalen bei längerfristigen Einsätzen am selben Ort. Nach drei Monaten am gleichen auswärtigen Tätigkeitsort entfällt die Pauschale – es sei denn, die Tätigkeit wird für mindestens vier Wochen unterbrochen.