Reisekostenabrechnung erstellen

Verpflegungspauschalen automatisch berechnet – Inland & 35+ Länder. Belege erfassen, als PDF exportieren. Ohne Anmeldung.

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Schritt 1 – Angestellt oder Selbstständig?

Was ist eine Reisekostenabrechnung?

Eine Reisekostenabrechnung dokumentiert alle Aufwendungen, die im Rahmen einer beruflichen Dienstreise anfallen. Arbeitnehmer reichen sie beim Arbeitgeber zur Erstattung ein, Selbstständige weisen die Kosten als Betriebsausgaben in ihrer Steuererklärung aus. Grundlage sind die amtlichen Pauschalen des Bundesfinanzministeriums (BMF), die jährlich im EStG bzw. per BMF-Schreiben festgelegt werden.

Unser Online-Tool berechnet Ihre Verpflegungsmehraufwendungen automatisch – sowohl für Inlandsreisen als auch für Auslandsreisen in über 35 Länder. Zusätzlich können Sie Kilometerpauschalen und Einzelbelege erfassen.

Die 4 Kostenarten einer Dienstreise

🍽️
Verpflegungsmehraufwand
14 € ab 8 h, 28 € ab 24 h (Inland). Auslandspauschalen je nach Land.
🚗
Fahrtkosten
0,30 €/km für den eigenen PKW oder tatsächliche Ticketkosten.
🏨
Übernachtungskosten
Tatsächliche Kosten oder amtliche Pauschalen bei Auslandsreisen.
🧾
Reisenebenkosten
Parkgebühren, Telefon, Gepäck – einzeln als Eigenbeleg erfassbar.

Verpflegungspauschalen 2025/2026

Die inländischen Verpflegungspauschalen sind seit 2020 unverändert: 14 € bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden (oder An-/Abreisetag), 28 € bei Abwesenheit von 24 Stunden. Bei Dienstreisen unter 8 Stunden besteht kein Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand. Wichtig: Die Dreimonatsfrist begrenzt den Anspruch bei längerfristigen Einsätzen am selben Ort.

Für Angestellte und Selbstständige

Angestellte erhalten die Reisekosten in der Regel vom Arbeitgeber erstattet – steuerfrei bis zur Höhe der amtlichen Pauschalen. Das Tool erstellt eine Vorlage als Erstattungsantrag. Selbstständige und Freiberufler können Reisekosten als Betriebsausgaben geltend machen und direkt in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ansetzen. Das Tool wechselt automatisch den Dokumenttitel, je nachdem ob Sie „Angestellt" oder „Selbstständig" wählen.

Auslandspauschalen auf einen Blick

Für Auslandsdienstreisen gelten länderspezifische Tagessätze, die das BMF jährlich aktualisiert. Unser Tool enthält die aktuellen Pauschalen für über 35 Länder – von Ägypten bis zum Vereinigten Königreich. Wählen Sie einfach das Reiseland im Dropdown aus, und die Berechnung passt sich automatisch an.

Was ist eine Dienstreise?

Eine Dienstreise liegt vor, wenn Sie vorübergehend außerhalb Ihrer regelmäßigen Arbeitsstätte beruflich tätig werden. Entscheidend ist, dass der Einsatzort nicht Ihre „erste Tätigkeitsstätte" ist. Tagesreisen, mehrtägige Geschäftsreisen, Messebesuche, Fortbildungen und Kundentermine zählen typischerweise als Dienstreise.

Häufige Fragen

Wie hoch ist die Verpflegungspauschale 2025/2026?

Für Inlandsreisen gilt: Bei Abwesenheit von mindestens 8 Stunden (eintägig) oder an An-/Abreisetagen beträgt die Pauschale 14 €. Für volle Abwesenheitstage (24h) beträgt sie 28 €. Diese Werte gelten seit 2020 unverändert.

Wie hoch ist die Kilometerpauschale?

Die Kilometerpauschale für Dienstfahrten mit dem eigenen PKW beträgt 0,30 € pro gefahrenem Kilometer. Für Motorräder/Mopeds gilt 0,20 €/km.

Muss ich mich registrieren?

Nein. Das Tool funktioniert komplett ohne Anmeldung. Alle Daten bleiben in Ihrem Browser und werden nicht auf einen Server übertragen.

Gelten für Auslandsreisen andere Pauschalen?

Ja. Für Auslandsreisen gelten länderspezifische Pauschalen gemäß BMF-Schreiben. Wählen Sie im Tool einfach das Reiseland aus – die Berechnung passt sich automatisch an die amtlichen Tagessätze (Stand 2025/2026) an.

Ab wann gibt es Verpflegungspauschale bei Dienstreisen?

Bei eintägigen Dienstreisen: ab 8 Stunden Abwesenheit (14 €). Bei mehrtägigen Reisen: An- und Abreisetage jeweils 14 €, volle Zwischentage 28 €. Unter 8 Stunden bei eintägiger Reise gibt es keine Pauschale.

Kann ich die Abrechnung als PDF speichern?

Ja. Das professionelle PDF mit Tabellen-Layout und Unterschriftsfeldern kostet einmalig 2,99 € – ohne Abo, ohne Account. Die Zahlung läuft sicher über Stripe.

Was passiert mit dem 1 % Klimabeitrag?

Wir spenden 1 % jedes Einkaufs über Stripe Climate an Projekte zur CO₂-Reduktion. Für Sie entstehen keine zusätzlichen Kosten.