Selbstständige, Freiberufler und Gewerbetreibende können Reisekosten als Betriebsausgaben in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder Bilanz ansetzen. Die gleichen amtlichen Pauschalen wie für Arbeitnehmer gelten – mit einigen Besonderheiten bei der Nachweispflicht.
Grundsatz: Betriebliche Veranlassung
Voraussetzung ist, dass die Reise betrieblich veranlasst ist. Kundenbesuche, Messeauftritte, Fortbildungen, Lieferantentermine oder Projektarbeit vor Ort sind typische Anlässe. Bei gemischt genutzten Reisen (z. B. Geschäftsreise mit angehängtem Urlaub) müssen die betrieblichen und privaten Anteile klar getrennt werden.
Die vier Kostenarten
1. Verpflegungsmehraufwand
Selbstständige können die gleichen Verpflegungspauschalen ansetzen wie Angestellte: 14 € bei Abwesenheit über 8 Stunden, 28 € bei 24 Stunden (Inland). Für Auslandsreisen gelten die länderspezifischen BMF-Tagessätze. Die Pauschalen werden direkt als Betriebsausgabe gebucht – Belege für die tatsächliche Verpflegung sind nicht nötig.
Tipp: Führen Sie ein Reisetagebuch oder dokumentieren Sie jede Reise mit Datum, Reiseziel, Anlass und Dauer. Das Finanzamt kann bei Betriebsprüfungen Nachweise verlangen.
2. Fahrtkosten
Für den eigenen PKW setzen Sie entweder die Kilometerpauschale von 0,30 €/km (Gesamtstrecke, nicht nur einfache Entfernung) oder die tatsächlichen Fahrzeugkosten pro Kilometer an. Bei tatsächlichen Kosten müssen Sie ein Fahrtenbuch führen. Alternativ können Sie Bahn-, Flug- oder Taxikosten mit Beleg als Betriebsausgabe ansetzen.
3. Übernachtungskosten
Bei Übernachtungskosten haben Selbstständige die Wahl: entweder die tatsächlichen Kosten laut Hotelrechnung oder (bei Auslandsreisen) die amtliche Übernachtungspauschale. Im Inland gibt es keine Übernachtungspauschale für Selbstständige – hier müssen immer die tatsächlichen Kosten nachgewiesen werden.
Wichtig: Bei der Hotelrechnung muss das Frühstück separat ausgewiesen werden. Ist es im Zimmerpreis enthalten, wird die Verpflegungspauschale gekürzt (um 20 % der Tagespauschale für ein Frühstück, um 40 % für ein Mittag- oder Abendessen).
4. Reisenebenkosten
Parkgebühren, Maut, Gepäckkosten, Telefon- und Internetkosten auf Reisen, Stadtpläne, Eintrittskarten für berufliche Veranstaltungen – all diese Nebenkosten sind als Betriebsausgabe absetzbar, sofern Sie die Belege aufbewahren. Fehlt ein Beleg, kann ein Eigenbeleg erstellt werden.
Buchung in der EÜR
Reisekosten werden in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung als Betriebsausgabe erfasst. Übliche Buchungskonten (SKR 03/04) sind:
Reisekosten Unternehmer – Konto 4670 (SKR 03) bzw. 6670 (SKR 04) für Fahrtkosten. Verpflegungsmehraufwand – Konto 4674 (SKR 03) bzw. 6674 (SKR 04). Übernachtungskosten – Konto 4676 (SKR 03) bzw. 6680 (SKR 04).
Nachweispflichten
Anders als Angestellte, die eine Reisekostenabrechnung beim Arbeitgeber einreichen, müssen Selbstständige die Nachweise für sich selbst dokumentieren. Bei einer Betriebsprüfung verlangt das Finanzamt:
Einen Reiseanlass (Kunde, Projekt, Veranstaltung), den Zeitraum (Abreise/Rückkehr mit Uhrzeit), den Ort der Auswärtstätigkeit und die Belege für Einzelkosten. Für Pauschalen genügt die Dokumentation von Zeitraum und Ort.
Dreimonatsfrist beachten
Auch für Selbstständige gilt die Dreimonatsfrist: Nach drei Monaten am selben Einsatzort entfällt der Anspruch auf Verpflegungspauschale. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt die Frist zurück.
Unterschied zum Angestellten
Der wichtigste Unterschied: Angestellte erhalten die Erstattung steuerfreivom Arbeitgeber – Selbstständige setzen die Kosten als Betriebsausgabe ab, was den Gewinn mindert und damit die Steuerlast senkt. Das Ergebnis ist vergleichbar, der Weg ist ein anderer. Unser Tool erstellt bei der Einstellung „Selbstständig" einen Betriebsausgaben-Nachweis statt eines Erstattungsantrags.
Weiterführende Artikel
Alle Details zur korrekten Abrechnung finden Sie in unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung. Wo genau Reisekosten in der Steuererklärung (Anlage EÜR) eingetragen werden, erfahren Sie im separaten Artikel. Für Geschäftsessen mit Kunden gelten eigene Regeln – siehe Bewirtungskosten richtig absetzen.