Die Verpflegungspauschale (offiziell: Pauschale für Verpflegungsmehraufwendungen) ist der Betrag, den Arbeitnehmer bei Dienstreisen steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet bekommen – oder als Werbungskosten in der Steuererklärung absetzen können. Selbstständige setzen die Pauschale als Betriebsausgabe an.
Aktuelle Sätze für Inlandsreisen
Die Verpflegungspauschalen für Inlandsreisen sind seit 2020 unverändert und gelten auch für 2025 und 2026:
| Abwesenheit | Situation | Pauschale |
|---|---|---|
| Unter 8 Stunden | Eintägige Reise | 0 € |
| Mindestens 8 Stunden | Eintägige Reise | 14 € |
| An-/Abreisetag | Mehrtägige Reise | 14 € |
| 24 Stunden | Voller Abwesenheitstag | 28 € |
Gesetzliche Grundlage: § 9 Abs. 4a EStG. Die Pauschale deckt den „Mehraufwand" für Verpflegung ab, der entsteht, weil man unterwegs nicht wie gewohnt zuhause essen kann.
Eintägige Dienstreisen
Bei einer eintägigen Dienstreise (Abreise und Rückkehr am selben Tag) gibt es die Verpflegungspauschale erst ab einer Abwesenheit von mindestens 8 Stunden. Gezählt wird die Zeit von der Abfahrt an der Wohnung bis zur Rückkehr. Liegt die Abwesenheit unter 8 Stunden, besteht kein Anspruch.
Beispiel: Sie verlassen um 7:30 Uhr Ihre Wohnung und kehren um 16:00 Uhr zurück. Abwesenheit: 8,5 Stunden → 14 € Verpflegungspauschale.
Mehrtägige Dienstreisen
Bei mehrtägigen Reisen gelten vereinfachte Regeln: Am Anreisetag und Abreisetag gibt es jeweils pauschal 14 € – unabhängig von der tatsächlichen Abwesenheitsdauer an diesen Tagen. Für alle vollen Zwischentage (24h abwesend von der Wohnung) gibt es jeweils 28 €.
Beispiel – 3-Tages-Reise: Montag Abreise, Dienstag ganzer Tag unterwegs, Mittwoch Rückkehr. Berechnung: 14 € (Anreisetag) + 28 € (voller Tag) + 14 € (Abreisetag) = 56 €.
Kürzung bei Mahlzeitengestellung
Stellt der Arbeitgeber eine Mahlzeit zur Verfügung (z. B. Frühstück im Hotel, Geschäftsessen), wird die Tagespauschale gekürzt. Die Kürzung bezieht sich immer auf die volle 24h-Pauschale (Inland: 28 €). Details und Praxisbeispiele: Mahlzeitengestellung – wann wird gekürzt?
| Mahlzeit | Kürzung | Betrag (Inland) |
|---|---|---|
| Frühstück | 20 % | 5,60 € |
| Mittagessen | 40 % | 11,20 € |
| Abendessen | 40 % | 11,20 € |
Die Kürzung greift auch, wenn das Frühstück im Hotelpreis enthalten ist – selbst wenn Sie es nicht in Anspruch nehmen. Entscheidend ist das Angebot, nicht die tatsächliche Nutzung.
Auslandsreisen
Für Dienstreisen ins Ausland gelten länderspezifische Pauschalen, die das Bundesfinanzministerium (BMF) jährlich per BMF-Schreiben festlegt. Die Beträge variieren je nach Land und teilweise nach Stadt erheblich. Eine vollständige Übersicht finden Sie in unserer Auslandspauschalen-Tabelle.
Dreimonatsfrist
Die Verpflegungspauschale kann bei längerfristigen Einsätzen am selben Ort nur für die ersten drei Monate geltend gemacht werden. Danach entfällt der Anspruch, bis die Frist durch eine mindestens vierwöchige Unterbrechung zurückgesetzt wird. Details: Die Dreimonatsfrist erklärt.
Wer bekommt die Verpflegungspauschale?
Angestellte erhalten die Pauschale steuerfrei vom Arbeitgeber erstattet – oder setzen sie als Werbungskosten ab, wenn der Arbeitgeber nicht erstattet. Selbstständige und Freiberufler buchen die Pauschale als Betriebsausgabe in der EÜR. Minijobber und Auszubildende haben ebenfalls Anspruch, sofern die Voraussetzungen (berufliche Auswärtstätigkeit) erfüllt sind. Wie Sie die Pauschale korrekt in der Reisekostenabrechnung eintragen, erfahren Sie in unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung.