Wer mit dem eigenen PKW beruflich unterwegs ist, kann Fahrtkosten entweder über die Kilometerpauschale (0,30 € pro km) oder über die tatsächlichen Fahrzeugkosten abrechnen. Die Pauschale ist einfacher, das Fahrtenbuch oft lukrativer. Dieser Artikel zeigt, wann sich welche Methode lohnt.
Die zwei Methoden im Überblick
| Kriterium | Kilometerpauschale | Fahrtenbuch (tatsächliche Kosten) |
|---|---|---|
| Ansatz pro km | 0,30 € (fest) | Individuell (z. B. 0,35–0,65 €) |
| Aufwand | Minimal (nur km-Angabe) | Hoch (lückenlose Dokumentation) |
| Belege nötig? | Nein | Ja (alle Fahrzeugkosten) |
| Fehleranfällig? | Kaum | Ja – Finanzamt prüft streng |
| Vorteilhaft bei | Günstigem Fahrzeug, wenig Aufwand | Teurem Fahrzeug, vielen Dienstfahrten |
Methode 1: Kilometerpauschale (der Regelfall)
Die Kilometerpauschale beträgt 0,30 € pro tatsächlich gefahrenem Kilometer – Hin- und Rückfahrt, nicht nur einfache Strecke. Sie benötigen keinen Beleg, keine Tankquittung und kein Fahrtenbuch. Es reicht, Start, Ziel und die gefahrene Strecke in der Reisekostenabrechnung anzugeben.
Die Pauschale deckt sämtliche Fahrzeugkosten pauschal ab: Kraftstoff, Versicherung, Steuer, Verschleiß, Abschreibung, Reparaturen, TÜV. Zusätzlich absetzbar sind allerdings Maut- und Parkgebühren – die sind Reisenebenkosten und werden separat erfasst.
Nicht verwechseln: Die Kilometerpauschale von 0,30 € gilt für Dienstreisen. Die Entfernungspauschale für den Arbeitsweg zur ersten Tätigkeitsstätte beträgt seit 2026 0,38 € ab dem ersten Kilometer – zählt aber nur die einfache Entfernung.
Methode 2: Tatsächliche Fahrzeugkosten
Bei der Fahrtenbuchmethode ermitteln Sie zunächst die Gesamtkosten Ihres Fahrzeugs im Jahr. Dazu gehören Kraftstoff, Kfz-Versicherung (Haftpflicht + Kasko), Kfz-Steuer, Wartung und Reparaturen, Hauptuntersuchung (TÜV), Abschreibung (AfA) oder Leasingraten sowie Garagenmiete und ADAC-Mitgliedschaft. Diese Gesamtkosten teilen Sie durch die gesamten gefahrenen Kilometer im Jahr. Das Ergebnis ist Ihr individueller Kilometersatz. Diesen multiplizieren Sie mit den dienstlich gefahrenen Kilometern.
Rechenbeispiel
Frau Berger fährt im Jahr 20.000 km, davon 12.000 km dienstlich. Ihre Gesamtkosten betragen 7.200 €.
| Methode | Berechnung | Absetzbar |
|---|---|---|
| Kilometerpauschale | 12.000 km × 0,30 € | 3.600 € |
| Tatsächliche Kosten | 7.200 € ÷ 20.000 km = 0,36 €/km × 12.000 km | 4.320 € |
| Vorteil Fahrtenbuch | +720 € |
Was muss ins Fahrtenbuch?
Das Finanzamt stellt hohe Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. Es muss zeitnah geführt werden (nicht nachträglich aus dem Gedächtnis), lückenlos sein (jede Fahrt, auch Privatfahrten) und in geschlossener Form vorliegen (keine losen Zettel). Für jede dienstliche Fahrt sind folgende Angaben Pflicht: Datum der Fahrt, Kilometerstand bei Abfahrt und Ankunft, Start- und Zielort (bei Umwegen: Reiseroute), Reisezweck und Name des aufgesuchten Geschäftspartners. Für Privatfahrten genügt die Angabe der gefahrenen Kilometer – ohne Ziel oder Zweck.
Was das Finanzamt nicht akzeptiert
Nachträglich erstellte Fahrtenbücher werden regelmäßig verworfen – insbesondere wenn alle Einträge in derselben Handschrift und Stiftfarbe verfasst sind. Auch Excel-Tabellen und einfache digitale Listen erkennt das Finanzamt nicht an, da Einträge nachträglich geändert werden können. Elektronische Fahrtenbücher (GPS-basierte Apps oder OBD-Stecker) werden akzeptiert, wenn sie Manipulationen ausschließen und die Einträge zeitnah, automatisch und unveränderbar gespeichert werden.
Sonderfall: Firmenwagen
Beim Firmenwagen geht es nicht um die Reisekostenabrechnung, sondern um die Versteuerung des geldwerten Vorteils für die private Nutzung. Hier stehen sich die 1-%-Methode (1 % des Listenpreises pro Monat als geldwerter Vorteil) und die Fahrtenbuchmethode gegenüber.
Das Fahrtenbuch lohnt sich beim Firmenwagen besonders, wenn der Privatanteil gering ist (unter 30–40 %), das Fahrzeug bereits weitgehend abgeschrieben ist oder es sich um einen Gebrauchtwagen handelt (niedriger Listenpreis = geringe Abschreibung, aber 1 % wird vom Neupreis berechnet). Ein Wechsel zwischen den Methoden ist nur zum Jahreswechsel möglich.
Entscheidungshilfe: Was lohnt sich für wen?
| Ihre Situation | Empfehlung |
|---|---|
| Gelegentliche Dienstreisen, günstiges Auto | Kilometerpauschale – Aufwand steht in keinem Verhältnis |
| Viele Dienstreisen, hochpreisiges Fahrzeug | Fahrtenbuch – rechnet sich oft deutlich |
| Firmenwagen, geringer Privatanteil | Fahrtenbuch – spart bei der Versteuerung |
| Firmenwagen, hoher Privatanteil | 1-%-Methode – weniger Aufwand, oft günstiger |
| Selbstständig, Fahrzeug im Betriebsvermögen | Fahrtenbuch – Pflicht bei >50 % betrieblicher Nutzung |
Praxistipp: Führen Sie probeweise drei Monate ein Fahrtenbuch und vergleichen Sie die tatsächlichen Kosten mit der Pauschale. Liegt Ihr Kilometersatz über 0,30 €, lohnt sich der Aufwand. Liegt er darunter – bleiben Sie bei der Pauschale und sparen sich die Dokumentation.