Wer für eine Dienstreise den eigenen PKW nutzt, kann die Fahrtkosten über die Kilometerpauschale abrechnen. Der Satz beträgt 0,30 € pro gefahrenem Kilometer – und zwar für die gesamte Fahrtstrecke, nicht nur die einfache Entfernung.
Aktuelle Sätze
| Fahrzeugtyp | Pauschale pro km |
|---|---|
| PKW (eigener Wagen) | 0,30 € |
| Motorrad / Moped / Mofa | 0,20 € |
| Fahrrad | 0,00 € * |
* Für Fahrräder gibt es keine gesetzliche Kilometerpauschale bei Dienstreisen. Tatsächliche Kosten (Verschleiß, Reparatur) können ggf. als Werbungskosten geltend gemacht werden.
Wichtig: Die Kilometerpauschale bei Dienstreisen unterscheidet sich von der Entfernungspauschale (Pendlerpauschale) für den täglichen Arbeitsweg zur ersten Tätigkeitsstätte. Bei Dienstreisen zählt die gesamte Strecke (hin und zurück), beim Arbeitsweg nur die einfache Entfernung.
Kilometerpauschale vs. Entfernungspauschale
| Merkmal | Kilometerpauschale (Dienstreise) | Entfernungspauschale (Arbeitsweg) |
|---|---|---|
| Strecke | Hin- und Rückweg | Nur einfache Entfernung |
| Satz PKW | 0,30 €/km | 0,30 €/km (ab 21. km: 0,38 €) |
| Anlass | Berufliche Auswärtstätigkeit | Täglicher Arbeitsweg |
| Verkehrsmittel | Nur eigenes Fahrzeug | Unabhängig vom Verkehrsmittel |
Berechnung und Beispiel
Die Berechnung ist einfach: Gefahrene Kilometer × 0,30 € = Erstattungsbetrag.
Beispiel: Dienstreise von Baden-Baden nach Stuttgart und zurück. Einfache Strecke: 115 km. Gesamtstrecke: 230 km. Erstattung: 230 × 0,30 € = 69,00 €.
Bei mehrtägigen Reisen mit mehreren Fahrten vor Ort (z. B. vom Hotel zum Kunden) können auch diese Kilometer angesetzt werden. Dokumentieren Sie jeden Fahrtabschnitt mit Start, Ziel und Kilometerstand.
Alternative: Tatsächliche Kosten
Statt der Kilometerpauschale können Selbstständige auch die tatsächlichen Fahrzeugkosten pro Kilometer ansetzen. Dazu müssen alle Kfz-Kosten (Abschreibung, Versicherung, Steuer, Benzin, Wartung, Reparaturen) auf die Jahresfahrleistung umgelegt werden. Ein Fahrtenbuch ist dann Pflicht. Ein ausführlicher Vergleich beider Methoden: Fahrtenbuch vs. Kilometerpauschale.
Für Arbeitnehmer ist die Pauschale der Standardweg – tatsächliche Kosten lohnen sich nur bei sehr hohen Fahrzeugkosten (z. B. Neuwagen mit hoher AfA).
Nachweispflicht
Für die Kilometerpauschale benötigen Sie keinen Tankbeleg. Sie müssen aber die Fahrtstrecke nachweisen können: Start- und Zielort, gefahrene Kilometer und der berufliche Anlass. Unser Tool dokumentiert diese Angaben automatisch im PDF-Export.
Mitfahrer und Fahrgemeinschaften
Nimmt der Fahrer Kollegen als Mitfahrer mit, erhöht sich die Pauschale nicht. Es bleibt bei 0,30 €/km – unabhängig von der Anzahl der Insassen. Die Mitfahrer selbst können keine eigene Kilometerpauschale geltend machen, da sie kein eigenes Fahrzeug nutzen.
Mietwagen und Dienstwagen
Mietwagen: Bei einem Mietwagen werden die tatsächlichen Mietkosten (+ Benzin) erstattet, nicht die Kilometerpauschale. Dienstwagen: Wer einen Firmenwagen nutzt, hat keine privaten Fahrtkosten und kann daher keine Kilometerpauschale ansetzen.