Fahrtkosten sind bei den meisten Dienstreisen der größte Einzelposten in der Reisekostenabrechnung. Ob eigener PKW, Bahn, Flug oder Taxi – für jedes Verkehrsmittel gelten eigene Regeln. Dieser Artikel zeigt, welche Erstattungsmöglichkeiten es gibt und wie Sie Fahrtkosten korrekt abrechnen.
Eigener PKW: Kilometerpauschale oder tatsächliche Kosten
Wer mit dem eigenen Auto zur Dienstreise fährt, hat zwei Optionen: die Kilometerpauschale oder die tatsächlichen Fahrzeugkosten.
Option 1: Kilometerpauschale (der Regelfall)
Die Kilometerpauschale beträgt 0,30 € pro tatsächlich gefahrenem Kilometer. Im Gegensatz zur Pendlerpauschale für den Arbeitsweg wird hier nicht nur die einfache Entfernung angesetzt, sondern die gesamte Fahrstrecke – also Hin- und Rückfahrt. Für eine Dienstreise von Baden-Baden nach München (280 km einfach) ergibt das: 2 × 280 km × 0,30 € = 168,00 €.
Wichtig: Entfernungspauschale ≠ Kilometerpauschale. Die erhöhte Entfernungspauschale von 0,38 € pro Kilometer (ab 2026 ab dem 1. Kilometer) gilt ausschließlich für den täglichen Arbeitsweg zur ersten Tätigkeitsstätte. Für Dienstreisen bleibt es bei 0,30 € pro gefahrenem Kilometer.
Option 2: Tatsächliche Fahrzeugkosten
Alternativ können Sie die tatsächlichen Kosten pro Kilometer ansetzen. Dazu gehören Kraftstoff, Kfz-Versicherung, Kfz-Steuer, Wartung und Reparaturen, Abschreibung (AfA), Leasingraten sowie TÜV und Hauptuntersuchung. Voraussetzung ist ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch, in dem jede Fahrt mit Datum, Ziel, Kilometerstand und Zweck lückenlos dokumentiert wird. Diese Methode lohnt sich vor allem bei hohen Fahrzeugkosten oder vielen Dienstreisen.
Firmenwagen und Dienstwagen
Bei einem Firmenwagen trägt der Arbeitgeber alle Kosten direkt. Fahrtkosten tauchen dann nicht in Ihrer Reisekostenabrechnung auf. Nutzen Sie den Firmenwagen auch privat, wird der geldwerte Vorteil entweder nach der 1-%-Regelung oder per Fahrtenbuch versteuert – das hat allerdings nichts mit der Reisekostenabrechnung zu tun.
Öffentliche Verkehrsmittel: Bahn und Flug
Bei Bahnfahrten und Flügen werden die tatsächlichen Ticketkosten erstattet. Die Kilometerpauschale ist hier nicht anwendbar. Welche Komfortklasse erstattet wird, regelt die Reisekostenrichtlinie des Arbeitgebers. Gibt der Arbeitgeber Economy vor und Sie buchen Business Class, wird nur der Economy-Preis erstattet.
BahnCard-Kosten können anteilig als Werbungskosten abgesetzt werden, wenn sie sich durch die dienstliche Nutzung rechnen. Der Arbeitgeber kann die BahnCard auch direkt stellen, wenn die Ersparnis bei Dienstreisen die Anschaffungskosten übersteigt.
Mietwagen
Mietwagenkosten werden als Fahrtkosten erstattet, wenn die Nutzung dienstlich veranlasst ist. Erstattungsfähig sind Mietpreis, Kraftstoff, Mautgebühren und Parkgebühren. Auch hier bestimmt die betriebliche Reisekostenrichtlinie, ob und in welcher Kategorie ein Mietwagen gebucht werden darf. Bei privater Mitnutzung muss der private Anteil herausgerechnet werden.
Taxi und Ride-Sharing
Taxikosten sind Reisenebenkosten und werden in tatsächlicher Höhe erstattet – ein Beleg (Taxiquittung) ist erforderlich. Dasselbe gilt für Fahrdienste wie Uber. Ob der Arbeitgeber Taxifahrten erstattet, hängt von der internen Richtlinie ab. Steuerlich sind sie jedenfalls als Werbungskosten absetzbar.
Fahrtkosten im Vergleich
| Verkehrsmittel | Abrechnung | Beleg nötig? |
|---|---|---|
| Eigener PKW | 0,30 €/km oder tatsächliche Kosten | Nein (bei Pauschale) / Fahrtenbuch |
| Bahn | Tatsächlicher Ticketpreis | Ja (Fahrkarte) |
| Flug | Tatsächlicher Ticketpreis | Ja (Buchungsbestätigung) |
| Mietwagen | Tatsächliche Kosten | Ja (Rechnung) |
| Taxi / Uber | Tatsächliche Kosten | Ja (Quittung) |
| Firmenwagen | Keine eigenen Kosten | Entfällt |
Sonderfälle: Mitfahrer und kombinierte Verkehrsmittel
Seit 2015 gibt es keine Mitfahrerpauschale mehr. Wenn Sie Kollegen auf einer Dienstreise mitnehmen, erhalten Sie trotzdem nur die reguläre Kilometerpauschale von 0,30 €. Die Mitfahrer können ihrerseits keine Fahrtkosten geltend machen, da sie kein eigenes Verkehrsmittel nutzen.
Bei kombinierten Reisen – zum Beispiel Auto zum Bahnhof, dann Zug – werden beide Teilstrecken separat abgerechnet: Kilometerpauschale für die PKW-Strecke plus Ticketpreis für die Bahnfahrt. Parkgebühren am Bahnhof sind als Reisenebenkosten absetzbar.
Für Selbstständige: Fahrtkosten bei Dienstreisen werden als Betriebsausgaben gebucht. Die Kilometerpauschale von 0,30 € gilt identisch. Bei der Abrechnung tatsächlicher Kosten muss der private Nutzungsanteil herausgerechnet werden.