Eine Reisekostenabrechnung dokumentiert alle Ausgaben einer beruflichen Dienstreise – von Fahrtkosten über Übernachtung bis zum Verpflegungsmehraufwand. Sie dient entweder als Erstattungsantrag beim Arbeitgeber oder als Nachweis für die Steuererklärung. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Angaben Pflicht sind und wie Sie die Abrechnung korrekt ausfüllen.
Wann brauche ich eine Reisekostenabrechnung?
Immer dann, wenn Sie beruflich außerhalb Ihrer ersten Tätigkeitsstätte unterwegs sind und die entstandenen Kosten geltend machen möchten. Das gilt für Angestellte genauso wie für Selbstständige und Freiberufler. Als Angestellter reichen Sie die Abrechnung beim Arbeitgeber ein; als Selbstständiger dokumentieren Sie damit Betriebsausgaben für Ihre Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).
Die Pflichtangaben im Überblick
Es gibt kein gesetzlich vorgeschriebenes Formular. Das Finanzamt verlangt jedoch bestimmte Mindestangaben, damit die Reisekosten anerkannt werden:
| Angabe | Beispiel |
|---|---|
| Name und Anschrift | Maria Müller, Musterstr. 1, 76530 Baden-Baden |
| Reiseziel | München – Kundenmeeting |
| Reisezweck | Projektbesprechung Quartals-Review |
| Abreise (Datum + Uhrzeit) | 14.04.2026, 07:30 Uhr |
| Rückkehr (Datum + Uhrzeit) | 15.04.2026, 18:00 Uhr |
| Reisemittel | Eigener PKW / Bahn / Flug |
| Aufschlüsselung der Kosten | Fahrt, Übernachtung, Verpflegung, Nebenkosten |
| Unterschrift | Reisender (und ggf. Vorgesetzter) |
Tipp: Notieren Sie Abreise- und Rückkehrzeit so genau wie möglich. Die Uhrzeiten bestimmen, ob Sie Anspruch auf die kleine Pauschale (14 €, ab 8 Stunden) oder die große Pauschale (28 €, ab 24 Stunden) haben.
Schritt 1: Reisedaten erfassen
Tragen Sie zuerst die Eckdaten der Reise ein: Wohin ging es, wann sind Sie abgereist, wann zurückgekehrt? Bei mehrtägigen Reisen wird jeder Tag einzeln betrachtet. An- und Abreisetage werden immer mit der kleinen Pauschale von 14 € angesetzt – unabhängig von der tatsächlichen Abwesenheitsdauer an diesen Tagen. Volle Zwischentage (0:00 bis 24:00 Uhr) erhalten die große Pauschale von 28 €.
Schritt 2: Fahrtkosten berechnen
Für Fahrten mit dem eigenen PKW setzen Sie die Kilometerpauschale an: 0,30 € pro gefahrenem Kilometer. Notieren Sie Start- und Zieladresse sowie die gefahrene Strecke. Bei öffentlichen Verkehrsmitteln oder Flügen geben Sie den tatsächlichen Ticketpreis an und fügen den Beleg bei.
Schritt 3: Übernachtungskosten eintragen
Hotelrechnungen werden in der Regel in voller Höhe erstattet. Achten Sie darauf, dass auf der Rechnung die Übernachtung getrennt vom Frühstück ausgewiesen wird. Ist das Frühstück im Hotelpreis enthalten, muss die Verpflegungspauschale um 20 % der großen Pauschale (also um 5,60 €) gekürzt werden. Übernachten Sie privat – etwa bei Freunden oder im eigenen Wohnmobil – kann der Arbeitgeber pauschal 20 € pro Nacht steuerfrei erstatten.
Schritt 4: Verpflegungspauschale berechnen
Der Verpflegungsmehraufwand wird nicht nach tatsächlichen Kosten abgerechnet, sondern über gesetzlich festgelegte Pauschalen. Für Inlandsreisen gelten seit 2020 unverändert 14 € (ab 8 Stunden) und 28 € (ab 24 Stunden). Bei Auslandsreisen gelten länderspezifische Sätze nach BMF-Schreiben. Beachten Sie die Kürzungsregeln bei gestellten Mahlzeiten: Frühstück –20 %, Mittag- oder Abendessen jeweils –40 % der großen Pauschale.
Schritt 5: Belege und Nebenkosten erfassen
Reisenebenkosten wie Parkgebühren, Maut, Gepäckgebühren oder Telefon- und WLAN-Kosten werden in tatsächlicher Höhe erstattet – sofern Sie einen Beleg vorlegen können. Ist kein Beleg vorhanden, erstellen Sie einen Eigenbeleg mit Datum, Betrag, Grund und Unterschrift. Sammeln Sie alle Belege chronologisch und heften Sie sie an die Abrechnung.
Schritt 6: Ergebnis prüfen und einreichen
Addieren Sie alle Posten und prüfen Sie die Berechnung. Bei mehrtägigen Reisen sollten Sie besonders die Verpflegungspauschalen kontrollieren: Stimmen die Abwesenheitszeiten? Wurden gestellte Mahlzeiten korrekt abgezogen? Sind alle Belege vollständig? Dann unterschreiben und einreichen – entweder beim Arbeitgeber oder als Anlage zur Steuererklärung.
Beispielrechnung: Zweitägige Dienstreise nach München
Maria fährt am Montag um 7:30 Uhr mit dem eigenen PKW von Baden-Baden nach München (280 km), übernachtet im Hotel (95 € inkl. Frühstück) und fährt am Dienstag um 18:00 Uhr zurück.
| Position | Betrag |
|---|---|
| Fahrtkosten: 2 × 280 km × 0,30 € | 168,00 € |
| Übernachtung Hotel | 95,00 € |
| Verpflegung Anreisetag (14 €) | 14,00 € |
| Verpflegung Abreisetag (14 €) | 14,00 € |
| Kürzung Frühstück (–5,60 €) | –5,60 € |
| Parkgebühr München | 12,00 € |
| Gesamtbetrag | 297,40 € |
Hinweis: Beachten Sie die Dreimonatsfrist: Wenn Sie länger als drei Monate am selben auswärtigen Ort tätig sind, entfällt der Anspruch auf die Verpflegungspauschale an diesem Einsatzort.
Häufige Fehler vermeiden
Der häufigste Fehler ist die doppelte Geltendmachung: Verpflegungspauschalen dürfen entweder vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet oder in der Steuererklärung als Werbungskosten angesetzt werden – nicht beides gleichzeitig. Ein weiterer klassischer Fehler ist das Vergessen der Mahlzeitenkürzung bei Hotelfrühstück oder Geschäftsessen. Und nicht zuletzt gehen Belege verloren, wenn sie nicht direkt nach der Reise erfasst werden. Erstellen Sie Ihre Abrechnung am besten unmittelbar nach der Rückkehr.