Eine Dienstreise (auch: Geschäftsreise) liegt vor, wenn ein Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner regelmäßigen Arbeitsstätte beruflich tätig wird. Die steuerliche Definition ist dabei entscheidend für den Anspruch auf Reisekostenerstattung und den Abzug von Werbungskosten.
Steuerliche Definition
Das Einkommensteuergesetz (EStG) kennt den Begriff „Dienstreise" nicht direkt. Stattdessen spricht das Gesetz von beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten. Eine solche liegt vor, wenn der Arbeitnehmer außerhalb seiner Wohnung und seiner „ersten Tätigkeitsstätte" beruflich tätig wird (§ 9 Abs. 4a EStG).
Erste Tätigkeitsstätte: Die ortsfeste betriebliche Einrichtung Ihres Arbeitgebers, der Sie dauerhaft zugeordnet sind. Das ist in der Regel Ihr üblicher Büro-Arbeitsplatz. Haben Sie keine erste Tätigkeitsstätte (z. B. als Außendienstmitarbeiter), gilt jede berufliche Fahrt als Auswärtstätigkeit.
Voraussetzungen
Damit eine Auswärtstätigkeit als Dienstreise gilt und Reisekosten steuerlich geltend gemacht werden können, müssen folgende Bedingungen erfüllt sein:
Die Tätigkeit muss beruflich veranlasst sein – private Reisen zählen nicht. Der Einsatzort muss außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte liegen. Und die Tätigkeit muss vorübergehend sein – bei dauerhafter Versetzung entsteht eine neue erste Tätigkeitsstätte.
Typische Dienstreisen
Eindeutige Fälle
Kundentermine, Messebesuche, Fortbildungen an einem anderen Ort, Einsätze auf Baustellen, Konferenzen und Seminare – all diese Situationen sind klassische Dienstreisen. Ebenso gelten Fahrten zu einer Betriebsstätte des Arbeitgebers an einem anderen Standort als Dienstreise, sofern dieser nicht die erste Tätigkeitsstätte ist.
Grenzfälle
Homeoffice-Arbeitnehmer: Wer dauerhaft im Homeoffice arbeitet und keine erste Tätigkeitsstätte hat, kann Fahrten zum Firmensitz als Dienstreise abrechnen. Achtung: Hat der Arbeitgeber eine erste Tätigkeitsstätte zugeordnet, gilt die Fahrt dorthin als normaler Arbeitsweg (Entfernungspauschale, keine Reisekosten).
Berufskraftfahrer und Außendienst: Wer keine feste betriebliche Einrichtung hat, ist grundsätzlich immer auf Dienstreise. Das gilt auch für Handwerker, die täglich zu wechselnden Einsatzorten fahren.
Längerfristige Einsätze: Auch bei mehrmonatigen Projekteinsätzen bleibt es eine Dienstreise – allerdings endet der Anspruch auf Verpflegungsmehraufwand nach der Dreimonatsfrist.
Dienstreise vs. Arbeitsweg
Der tägliche Weg von der Wohnung zur ersten Tätigkeitsstätte ist keine Dienstreise. Hier greift die Entfernungspauschale (Pendlerpauschale) von 0,30 €/km für die einfache Strecke (ab dem 21. Kilometer: 0,38 €/km). Bei einer echten Dienstreise können hingegen 0,30 €/km für die gesamte Fahrtstrecke (Hin- und Rückfahrt) angesetzt werden – plus Verpflegungspauschalen.
Welche Kosten können erstattet werden?
Bei einer anerkannten Dienstreise können vier Kostenarten geltend gemacht werden: Verpflegungsmehraufwand (Pauschalen nach Dauer), Fahrtkosten (Kilometerpauschale oder Ticketkosten), Übernachtungskosten (tatsächliche Kosten oder Pauschale) und Reisenebenkosten (Parkgebühren, Telefon, Gepäck etc.).
Für Selbstständige
Selbstständige und Freiberufler haben keine „erste Tätigkeitsstätte" im klassischen Sinne, können aber dennoch Betriebsausgaben für berufliche Reisen ansetzen. Die gleichen Pauschalen gelten, sofern die Reise betrieblich veranlasst ist.
Weiterführende Artikel
Wenn eine Dienstreise vorliegt, können Sie Fahrtkosten, Verpflegungspauschalen und Übernachtungskosten geltend machen. Unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt, wie Sie die Abrechnung korrekt ausfüllen.