Wird auf einer Dienstreise eine Mahlzeit vom Arbeitgeber bezahlt oder gestellt, muss die Verpflegungspauschale anteilig gekürzt werden. Das betrifft Hotelfrühstück, Konferenz-Catering und Geschäftsessen gleichermaßen. Hier erfahren Sie, wie die Kürzung berechnet wird und was als Mahlzeit zählt.
Warum wird überhaupt gekürzt?
Die Verpflegungspauschale soll den Mehraufwand ausgleichen, der entsteht, weil Sie sich auf Reisen nicht zu Hause verpflegen können. Wird Ihnen eine Mahlzeit gestellt, entfällt dieser Mehraufwand teilweise. Der Gesetzgeber verlangt deshalb eine Kürzung – unabhängig davon, was die gestellte Mahlzeit tatsächlich gekostet hat. Rechtsgrundlage ist § 9 Abs. 4a Satz 8–10 EStG in Verbindung mit dem BMF-Schreiben vom 25.11.2020 (Rz. 64 ff.).
Die Kürzungsbeträge im Überblick
Die Kürzung berechnet sich immer prozentual von der großen Verpflegungspauschale (24-Stunden-Pauschale) des jeweiligen Reiselandes – auch wenn an dem betreffenden Tag nur die kleine Pauschale zusteht:
| Mahlzeit | Kürzung | Inland (Basis 28 €) |
|---|---|---|
| Frühstück | 20 % | 5,60 € |
| Mittagessen | 40 % | 11,20 € |
| Abendessen | 40 % | 11,20 € |
| Alle drei Mahlzeiten | 100 % | 28,00 € |
Für Auslandsreisen: Die Kürzung berechnet sich von der großen Auslandspauschale des Reiselandes. Beispiel Frankreich/Paris: Die große Pauschale beträgt 58 €. Kürzung für ein Frühstück: 20 % × 58 € = 11,60 €. Für ein Mittagessen: 40 % × 58 € = 23,20 €.
Was zählt als gestellte Mahlzeit?
Eine gestellte Mahlzeit liegt vor, wenn der Arbeitgeber die Mahlzeit bezahlt oder auf seine Veranlassung ein Dritter. Im Detail:
Das zählt als Mahlzeit (Kürzung greift):
Frühstück im Hotel, das im Zimmerpreis enthalten ist oder separat auf die Firmenrechnung gebucht wird. Mittagessen bei einer Schulung, Konferenz oder Messe, das im Teilnahmepreis enthalten ist. Geschäftsessen mit einem Kunden, das der Arbeitgeber oder der Kunde bezahlt. Bordverpflegung im Flugzeug oder Zug, sofern sie im Ticketpreis enthalten und eine vollwertige Mahlzeit ist. Kantinenessen beim Kunden, wenn die Kosten vom Arbeitgeber übernommen werden.
Das zählt nicht als Mahlzeit (keine Kürzung):
Kaffee, Tee und Softdrinks. Snacks, Kekse, Obst oder belegte Brötchen bei Meetings. Unbedeutende Aufmerksamkeiten, die keinen Mahlzeitencharakter haben. Ein Essen, das der Reisende selbst bezahlt – auch wenn er es als Beleg einreicht. Ein Essen, das ein Geschäftspartner privat spendiert, ohne dass der Arbeitgeber beteiligt ist.
Wichtig: Kürzung gilt auch ohne tatsächliche Einnahme
Die Kürzung erfolgt allein aufgrund der Verfügbarkeit der Mahlzeit. Ist das Hotelfrühstück im Zimmerpreis enthalten und Sie lassen es ausfallen, wird die Pauschale trotzdem um 5,60 € gekürzt. Der Gedanke dahinter: Sie hätten die Möglichkeit gehabt, die Mahlzeit einzunehmen, und haben sich freiwillig dagegen entschieden.
Kann die Pauschale auf null sinken?
Ja. Werden alle drei Mahlzeiten gestellt (Frühstück + Mittag + Abendessen), wird die gesamte Tagespauschale auf null gekürzt. Es kann jedoch nie ein negativer Betrag entstehen – die Untergrenze ist immer 0 €. Stehen an einem Tag mit kleiner Pauschale (14 €) sowohl Frühstück als auch Mittagessen zur Verfügung, wären rechnerisch 5,60 € + 11,20 € = 16,80 € zu kürzen. Die Pauschale sinkt dann auf 0 €, nicht auf –2,80 €.
Beispiele aus der Praxis
Beispiel 1: Konferenz mit Vollverpflegung
Frau Meier besucht eine zweitägige Konferenz. Im Tagungspreis sind alle Mahlzeiten enthalten. Die Hotelübernachtung zahlt der Arbeitgeber separat, inklusive Frühstück.
| Tag | Pauschale | Kürzung | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| Anreisetag | 14,00 € | Mittag + Abend = 22,40 € | 0,00 € |
| Konferenztag | 28,00 € | Frühstück + Mittag + Abend = 28,00 € | 0,00 € |
| Abreisetag | 14,00 € | Frühstück = 5,60 € | 8,40 € |
| Gesamt | 8,40 € |
Beispiel 2: Hotel mit Frühstück, ein Geschäftsessen
Herr Koch übernachtet drei Nächte im Hotel (Frühstück inklusive). Am zweiten Abend lädt ein Kunde zum Abendessen ein.
| Tag | Pauschale | Kürzung | Ergebnis |
|---|---|---|---|
| Anreisetag | 14,00 € | — | 14,00 € |
| Tag 2 (voller Tag) | 28,00 € | Frühstück = 5,60 € | 22,40 € |
| Tag 3 (voller Tag) | 28,00 € | Frühstück + Abendessen = 16,80 € | 11,20 € |
| Abreisetag | 14,00 € | Frühstück = 5,60 € | 8,40 € |
| Gesamt | 56,00 € |
Arbeitgeber-Pflichten: Kennzeichnung auf der Lohnabrechnung
Hat der Arbeitgeber Mahlzeiten gestellt, muss er dies mit dem Großbuchstaben „M" in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung kennzeichnen. Der Arbeitnehmer sieht dann am Jahresende, in welchen Monaten Mahlzeiten gestellt wurden – und kann seine Steuererklärung entsprechend anpassen.
Praxistipp für die Reisekostenabrechnung: Notieren Sie bei jeder Reise direkt, welche Mahlzeiten gestellt wurden. Das erleichtert die korrekte Berechnung und verhindert Rückfragen. Unser Tool berücksichtigt die Mahlzeitenkürzung automatisch – bei der Premium-Variante auch für Auslandsreisen.