Reisekosten, die der Arbeitgeber nicht erstattet, können als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend gemacht werden. Angestellte nutzen dafür die Anlage N, Selbstständige die Anlage EÜR. Dieser Artikel zeigt, welche Kosten wo eingetragen werden und welche Belege das Finanzamt sehen will.
Voraussetzung: Beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit
Reisekosten sind nur absetzbar, wenn eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit vorliegt – also eine Dienstreise im steuerlichen Sinn. Sie müssen außerhalb Ihrer Wohnung und Ihrer ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig geworden sein. Private Reisen oder der tägliche Arbeitsweg (Pendlerpauschale) fallen nicht unter die Reisekostenregelung.
Angestellte: Anlage N
In der Einkommensteuererklärung finden Sie die Reisekosten in der Anlage N im Abschnitt „Reisekosten bei beruflicher Auswärtstätigkeit". Dort sind die einzelnen Kostenarten getrennt einzutragen:
Fahrtkosten (Zeile für Reisekosten-Fahrtkosten)
Hier tragen Sie die Gesamtsumme Ihrer Fahrtkosten ein. Bei der Kilometerpauschale multiplizieren Sie die gefahrenen Kilometer mit 0,30 € und geben die Summe an. Bei Bahn- oder Flugtickets tragen Sie den tatsächlichen Preis ein. Im ELSTER-Formular können Sie die einzelnen Reisen als Aufstellung beifügen.
Verpflegungsmehraufwand (Zeile für Verpflegungsmehraufwendungen)
Tragen Sie die Summe aller Verpflegungspauschalen ein – bereits nach Kürzung für gestellte Mahlzeiten. Belege sind nicht erforderlich; das Finanzamt erwartet jedoch eine Aufstellung der Reisen mit Datum, Reiseziel, Abwesenheitsdauer und angesetzter Pauschale. Für Auslandsreisen gelten die länderspezifischen Sätze.
Übernachtungskosten (Zeile für Übernachtungskosten)
Geben Sie die tatsächlichen Übernachtungskosten laut Hotelrechnung an. Achten Sie darauf, dass das Frühstück separat ausgewiesen ist – wenn nicht, wird es pauschal mit 5,60 € (20 % von 28 €) herausgerechnet. Übernachten Sie privat, können Sie die Übernachtungspauschale von 20 € pro Nacht nicht in der Steuererklärung ansetzen – diese gilt nur für die steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber.
Reisenebenkosten
Parkgebühren, Maut, Telefon- und WLAN-Kosten, Gepäckgebühren und ähnliche dienstlich veranlasste Ausgaben werden ebenfalls in der Anlage N eingetragen. Belege aufbewahren oder Eigenbelege erstellen.
Wichtig: Kein doppelter Ansatz. Kosten, die der Arbeitgeber bereits steuerfrei erstattet hat, dürfen nicht nochmals als Werbungskosten angesetzt werden. Hat der Arbeitgeber nur einen Teil erstattet, können Sie die Differenz geltend machen.
Selbstständige: Anlage EÜR
Selbstständige und Freiberufler geben Reisekosten als Betriebsausgaben in der Anlage EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) an. Die Positionen sind ähnlich aufgebaut wie in der Anlage N, die Rechtsgrundlage ist jedoch § 4 Abs. 5 EStG statt § 9 EStG.
Fahrtkosten und Übernachtungskosten werden unter „Sonstige Betriebsausgaben" oder den spezifischen Fahrtkosten-Zeilen eingetragen. Die Verpflegungspauschalen haben in der EÜR eine eigene Zeile. Beachten Sie: Nur die Pauschalen sind absetzbar – nicht die tatsächlichen Restaurantrechnungen. Für Bewirtungskosten gibt es eine separate Regelung (siehe Bewirtungskosten absetzen).
Welche Kosten sind absetzbar? Übersicht
| Kostenart | Absetzbar? | Beleg nötig? |
|---|---|---|
| Fahrtkosten (PKW-Pauschale) | Ja | Nein (Streckenangabe) |
| Fahrtkosten (Ticket) | Ja | Ja |
| Verpflegungspauschale | Ja | Nein (Aufstellung) |
| Übernachtung (Hotelrechnung) | Ja | Ja |
| Übernachtungspauschale (20 €) | Nein* | — |
| Reisenebenkosten | Ja | Ja / Eigenbeleg |
| Private Ausgaben auf der Reise | Nein | — |
* Die Übernachtungspauschale von 20 € kann nur vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet werden. In der Steuererklärung sind nur die tatsächlichen Kosten absetzbar.
Praktische Tipps für die Steuererklärung
Erstellen Sie eine Reisekostenaufstellung als Anlage zu Ihrer Steuererklärung. Listen Sie jede Dienstreise einzeln auf mit Datum, Ziel, Dauer, Verkehrsmittel und den einzelnen Kostenpositionen. Die meisten Steuerprogramme (ELSTER, WISO, Taxfix) haben dafür eigene Eingabemasken.
Bewahren Sie alle Belege mindestens bis zum Abschluss der Steuerveranlagung auf – besser noch bis zum Ende der Einspruchsfrist. Bei einer Betriebsprüfung oder Nachfrage des Finanzamts müssen Sie die Kosten nachweisen können. Digitale Kopien (Fotos, Scans) werden vom Finanzamt in der Regel akzeptiert.
Lohnsteuerbescheinigung prüfen: In Zeile 20 Ihrer Lohnsteuerbescheinigung finden Sie bereits vom Arbeitgeber steuerfrei erstattete Reisekosten. Diese Beträge dürfen Sie nicht nochmals in der Anlage N ansetzen. Ziehen Sie sie von Ihren Gesamtkosten ab, um die Differenz als Werbungskosten zu ermitteln.