Bewirtungskosten sind Aufwendungen für Essen und Getränke, die aus geschäftlichem Anlass für externe Personen entstehen – etwa ein Kundenessen im Restaurant. Steuerlich sind 70 % der Kosten als Betriebsausgabe absetzbar, die Vorsteuer sogar zu 100 %. Voraussetzung: ein ordnungsgemäßer Bewirtungsbeleg. Rechtsgrundlage ist § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG.
Bewirtungskosten vs. Verpflegungsmehraufwand
Beide Begriffe betreffen Essen auf Geschäftsreisen, sind aber steuerlich völlig unterschiedlich geregelt. Der Verpflegungsmehraufwand deckt Ihre eigenen Essenskosten auf Dienstreisen ab und wird über Pauschalen (14 € / 28 €) abgerechnet. Bewirtungskosten entstehen, wenn Sie externe Personen bewirten – Kunden, Geschäftspartner, Lieferanten. Hier zählen die tatsächlichen Kosten, davon sind 70 % absetzbar.
Wichtig: Wenn Sie auf einer Dienstreise ein Geschäftsessen haben, betrifft das beide Regelungen gleichzeitig: Die Bewirtungskosten für Ihre Gäste setzen Sie zu 70 % ab. Ihr eigener Anteil am Essen zählt als gestellte Mahlzeit und führt zur Kürzung Ihrer Verpflegungspauschale um 40 % (11,20 € für Mittag- oder Abendessen).
Geschäftliche vs. betriebliche Bewirtung
Das Steuerrecht unterscheidet zwei Arten der Bewirtung:
| Kriterium | Geschäftliche Bewirtung | Betriebliche Bewirtung |
|---|---|---|
| Teilnehmer | Externe Personen (Kunden, Partner) | Nur eigene Mitarbeiter |
| Absetzbarkeit | 70 % der Kosten | 100 % der Kosten |
| Bewirtungsbeleg | Ja, mit Pflichtangaben | Nein (normaler Beleg reicht) |
| Beispiele | Kundenessen, Geschäftspartner-Dinner | Teamessen, Weihnachtsfeier, Betriebsausflug |
Essen Sie als Chef mit Ihrem Team zu Mittag, ist das eine betriebliche Bewirtung (100 % absetzbar). Sobald ein externer Gast dabei ist, wird es zur geschäftlichen Bewirtung (70 %). In der Praxis wird bei gemischten Anlässen der gesamte Betrag als geschäftliche Bewirtung behandelt.
Der Bewirtungsbeleg: Pflichtangaben
Damit die Bewirtungskosten anerkannt werden, brauchen Sie einen ordnungsgemäßen Bewirtungsbeleg. Dieser besteht aus zwei Teilen:
Teil 1: Die Restaurantrechnung
Die maschinell erstellte Rechnung des Restaurants muss Name und Anschrift des Restaurants, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, die einzelnen Speisen und Getränke (Einzelauflistung, nicht nur „Bewirtung"), den Bruttobetrag mit ausgewiesener Umsatzsteuer und bei Beträgen über 250 € den Namen des Rechnungsempfängers enthalten.
Teil 2: Die eigenhändigen Ergänzungen
Auf der Rückseite der Rechnung oder auf einem separaten Blatt ergänzen Sie: den Ort der Bewirtung (wenn nicht auf der Rechnung), das Datum (wenn abweichend), die Namen aller bewirteten Personen, den konkreten geschäftlichen Anlass (z. B. „Besprechung Kooperationsvertrag", nicht nur „Geschäftsessen") sowie die Höhe des Trinkgeldes (mit separatem Vermerk). Dann unterschreiben Sie den Beleg eigenhändig.
Häufiger Fehler: „Geschäftsessen" oder „Arbeitsessen" als Anlass reicht dem Finanzamt nicht. Formulieren Sie den konkreten Grund: „Abstimmung Marketingkampagne Q3 mit Agentur XY" oder „Vertragsverhandlung Liefervertrag 2026 mit Firma Müller GmbH".
Trinkgeld korrekt dokumentieren
Trinkgeld ist als Teil der Bewirtungskosten absetzbar. Es muss allerdings auf dem Beleg vermerkt werden. Ideal: Der Kellner quittiert das Trinkgeld auf der Rechnung. Ist das nicht möglich, notieren Sie den Trinkgeldbetrag handschriftlich auf dem Bewirtungsbeleg und vermerken „Trinkgeld bar, ohne Quittung". Der Betrag sollte in einem angemessenen Verhältnis zur Rechnung stehen (üblich: 5–15 %).
Vorsteuerabzug
Obwohl nur 70 % der Bewirtungskosten als Betriebsausgabe absetzbar sind, kann die Vorsteuer (Umsatzsteuer) zu 100 % geltend gemacht werden – sofern Sie vorsteuerabzugsberechtigt sind und der Beleg die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung erfüllt. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto gelten vereinfachte Anforderungen.
Rechenbeispiel
Herr Weber lädt zwei Kunden zum Abendessen ein. Die Rechnung beträgt 180 € netto zzgl. 19 % USt = 214,20 € brutto. Trinkgeld: 20 €. Gesamtkosten: 234,20 €.
| Position | Betrag |
|---|---|
| Gesamtkosten (netto + Trinkgeld) | 200,00 € |
| Davon absetzbar (70 %) | 140,00 € |
| Nicht absetzbar (30 %) | 60,00 € |
| Vorsteuer (100 % von 34,20 €) | 34,20 € |
Herr Weber kann 140,00 € als Betriebsausgabe und 34,20 € als Vorsteuer geltend machen. Ist er gleichzeitig auf Dienstreise, wird seine Verpflegungspauschale an diesem Tag um 11,20 € (Abendessen) gekürzt.
Bewirtung im Ausland
Bei Geschäftsessen im Ausland gelten grundsätzlich dieselben Regeln. Besonderheiten: Die Rechnung muss nicht auf Deutsch sein, sollte aber die wesentlichen Angaben enthalten. Die Umrechnung in Euro erfolgt zum Tageskurs. Ein Vorsteuerabzug aus ausländischen Rechnungen ist im Inland nicht möglich – dafür gibt es das Vorsteuervergütungsverfahren. Und die Mahlzeitenkürzung bei der Verpflegungspauschale bezieht sich auf die Auslandspauschale des jeweiligen Landes.
Aufbewahrung und Fristen
Bewirtungsbelege unterliegen der steuerlichen Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Seit 2024 akzeptiert die Finanzverwaltung auch digitale Belege und Scans, sofern sie den GoBD-Anforderungen entsprechen. Das Originalbeleg muss nicht mehr aufbewahrt werden, wenn ein ordnungsgemäßer Scan vorliegt. Praktisch: Fotografieren Sie den Beleg direkt im Restaurant und notieren Sie die Pflichtangaben sofort – dann geht nichts verloren.
Tipp für Selbstständige: Erfassen Sie Bewirtungskosten separat von den übrigen Reisekosten – sie haben eine eigene Zeile in der Anlage EÜR. Verwechseln Sie sie nicht mit Reisenebenkosten, die zu 100 % absetzbar sind.