Übernachtungskosten sind neben Verpflegungsmehraufwand und Fahrtkosten eine der wichtigsten Kostenarten bei mehrtägigen Dienstreisen. Die Abrechnung hängt davon ab, ob Sie im Inland oder Ausland übernachten – und ob Sie angestellt oder selbstständig sind.
Übernachtungskosten im Inland
Für Inlandsübernachtungen gibt es keine steuerfreie Pauschale. Arbeitgeber können die tatsächlichen Übernachtungskosten steuerfrei erstatten, sofern ein Beleg (Hotelrechnung) vorliegt. Alternativ können Arbeitgeber eine betriebsinterne Pauschale festlegen, die dann aber als steuerpflichtiger Arbeitslohn behandelt wird.
Für Arbeitnehmer: Die tatsächlichen Übernachtungskosten werden vom Arbeitgeber erstattet. Erstattet der Arbeitgeber nicht oder nur teilweise, können die Differenzkosten als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend gemacht werden.
Übernachtungskosten im Ausland
Bei Auslandsreisen gelten länderspezifische Übernachtungspauschalen gemäß BMF-Schreiben. Der Arbeitgeber kann wählen: entweder die tatsächlichen Kosten erstatten oder die amtliche Pauschale verwenden. Die Pauschale gilt pro Übernachtung und variiert stark nach Land und Stadt – von 54 € (Ungarn, außerhalb Budapest) bis zu 230 € (New York City).
Eine Übersicht der aktuellen Übernachtungspauschalen finden Sie in unserer Auslandspauschalen-Tabelle.
Das Frühstücksproblem
Hotels weisen das Frühstück häufig nicht separat auf der Rechnung aus, sondern rechnen es in den Zimmerpreis ein. Steuerlich muss das Frühstück aber getrennt behandelt werden, da es den Verpflegungsmehraufwand betrifft.
Kürzung der Verpflegungspauschale
Wird eine Mahlzeit vom Arbeitgeber gestellt (z. B. Frühstück im Hotel), wird die Tagespauschale gekürzt. Die Kürzungsbeträge beziehen sich auf die volle Tagespauschale (24h) des jeweiligen Landes: 20 % für ein Frühstück, 40 % für ein Mittag- oder Abendessen.
Beispiel Inland: Volle Tagespauschale 28 €. Kürzung für Frühstück: 28 € × 20 % = 5,60 €. Verbleibender Verpflegungsmehraufwand: 22,40 €.
Business-Packages und Tagungspauschalen
Bei Tagungspauschalen, die Übernachtung und Verpflegung kombinieren, muss der Arbeitgeber die Bestandteile auftrennen. Der Übernachtungsanteil wird steuerfrei erstattet, die Verpflegung wird auf die Pauschale angerechnet.
Welche Kosten sind absetzbar?
Absetzbar sind die reinen Übernachtungskosten – also der Zimmerpreis ohne Frühstück. Dazu gehören auch angemessene Nebenkosten des Hotels wie Kurtaxe, WLAN-Gebühr (falls separat berechnet) und Parkgebühren auf dem Hotelgelände. Nicht absetzbar sind private Extras wie Minibar, Pay-TV oder Spa-Nutzung.
Nachweis und Belege
Für die steuerfreie Erstattung benötigen Sie eine ordnungsgemäße Hotelrechnung mit Name, Anschrift, Datum, Leistungsbeschreibung und Betrag. Achten Sie darauf, dass das Frühstück separat ausgewiesen wird. Bei Buchungen über Portale (Booking.com, HRS) gilt die Buchungsbestätigung zusammen mit der Hotelrechnung als Nachweis.
Fehlt die Hotelrechnung, kann in Ausnahmefällen ein Eigenbeleg erstellt werden – etwa bei Privatunterkünften oder wenn die Rechnung verloren gegangen ist. Das Finanzamt wird hier aber genauer hinschauen.
Privat übernachten statt Hotel?
Übernachten Sie bei Freunden oder Verwandten, entstehen keine Übernachtungskosten – es gibt dann auch nichts abzusetzen. Eine Pauschale für „entgangene Bequemlichkeit" existiert im deutschen Steuerrecht nicht.
Weiterführende Artikel
Ist das Frühstück im Hotelpreis enthalten, wird die Verpflegungspauschale gekürzt – alle Details unter Mahlzeitengestellung. Bei längerfristigen Einsätzen kann statt Hotelübernachtungen eine doppelte Haushaltsführung steuerlich günstiger sein.