Italien unterscheidet zwischen dem Wirtschaftszentrum Mailand, der Hauptstadt Rom und dem übrigen Land – jeweils mit eigenen Sätzen. Mailand liegt dabei am höchsten. Messen wie die in Mailand machen Italien zu einem klassischen Geschäftsreiseziel.
Verpflegungspauschale Italien 2025/2026
Die Verpflegungspauschale richtet sich nach der Abwesenheitsdauer. Der erste Wert gilt bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit (sowie am An- und Abreisetag), der zweite Wert bei vollen 24 Stunden. Die Übernachtungspauschale gilt pro Nacht, wenn keine Hotelrechnung vorliegt.
| Ort | 8–24 Std. | ab 24 Std. | Übernachtung |
|---|---|---|---|
| Mailand | 33 € | 50 € | 144 € |
| Rom | 30 € | 45 € | 135 € |
| Übriges Land | 27 € | 40 € | 107 € |
Reist du innerhalb Italiens zwischen mehreren Städten, gilt für jeden Tag der Satz des Ortes, an dem du dich um Mitternacht (bzw. bei Tagesreisen überwiegend) aufhältst.
Übernachtung in Italien: Pauschale oder echte Kosten?
Für die Übernachtung gilt: Liegt eine Hotelrechnung vor, werden die tatsächlichen Kosten angesetzt – das ist der Regelfall und meist günstiger zu belegen. Die oben genannte Übernachtungspauschale darf nur der Arbeitgeber steuerfrei erstatten, etwa wenn privat übernachtet wurde. In der eigenen Steuererklärung sind nur die tatsächlichen Kosten laut Beleg ansetzbar. Mehr dazu unter Übernachtungskosten abrechnen.
Mahlzeiten und längere Aufenthalte
Werden auf der Reise Mahlzeiten gestellt – etwa Hotelfrühstück oder Konferenz-Catering – wird die Verpflegungspauschale gekürzt: um 20 % fürs Frühstück und um je 40 % für Mittag- und Abendessen, berechnet vom vollen Tagessatz. Details unter Mahlzeitengestellung & Kürzung. Bei längeren Einsätzen am selben Ort endet der Anspruch auf die Verpflegungspauschale nach der Dreimonatsfrist.
Häufige Fragen zu Italien
Wie hoch ist die Verpflegungspauschale für Italien?
Für eine Geschäftsreise nach Italien gelten 2025/2026 27 € bei einer Abwesenheit von 8 bis 24 Stunden und 40 € für volle Reisetage ab 24 Stunden. Für Mailand gelten eigene Sätze von 33 € bzw. 50 €.
Was gilt am An- und Abreisetag?
Am An- und am Abreisetag einer mehrtägigen Reise gilt unabhängig von der Abwesenheitsdauer immer der kleinere Satz – für Italien also 27 €.
Wie hoch ist die Übernachtungspauschale für Italien?
Die Übernachtungspauschale beträgt für Italien 107 € pro Nacht. Sie darf jedoch nur der Arbeitgeber steuerfrei erstatten. In der Steuererklärung zählen ausschließlich die tatsächlichen Hotelkosten laut Rechnung.
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