Arbeitgeber können Reisekosten ihrer Mitarbeiter steuerfrei erstatten – bis zur Höhe der amtlichen Pauschalen. Das spart Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge auf beiden Seiten. Dieser Artikel zeigt, welche Erstattungen steuerfrei sind, wo die Grenzen liegen und was in der Reisekostenrichtlinie stehen sollte. Rechtsgrundlage ist § 3 Nr. 16 EStG.
Gibt es eine Erstattungspflicht?
Nein. Der Arbeitgeber ist gesetzlich nicht verpflichtet, Reisekosten zu erstatten. Die Erstattung basiert in der Regel auf dem Arbeitsvertrag, einer Betriebsvereinbarung, einem Tarifvertrag oder einer freiwilligen Reisekostenrichtlinie des Unternehmens. Im öffentlichen Dienst regelt das Bundesreisekostengesetz (BRKG) die Erstattung – dort besteht ein Rechtsanspruch.
Erstattet der Arbeitgeber die Reisekosten nicht oder nur teilweise, kann der Arbeitnehmer die nicht erstatteten Kosten als Werbungskosten in der Steuererklärung geltend machen.
Was darf steuerfrei erstattet werden?
Die steuerfreie Erstattung ist an die amtlichen Pauschalen und tatsächlichen Kosten geknüpft:
Fahrtkosten
Steuerfrei erstattbar sind die Kilometerpauschale von 0,30 € pro gefahrenem Kilometer (Hin- und Rückfahrt) bei Nutzung des eigenen PKW. Alternativ die tatsächlichen Fahrtkosten laut Fahrtenbuch oder die tatsächlichen Ticketkosten bei Bahn und Flug. Wird ein Mitarbeiter angewiesen, öffentliche Verkehrsmittel zu nutzen, und nimmt stattdessen das Auto, erstattet der Arbeitgeber nur den fiktiven Ticketpreis.
Verpflegungspauschale
Die Verpflegungspauschalen (Inland: 14 € ab 8 Stunden, 28 € ab 24 Stunden) können steuerfrei erstattet werden. Bei Auslandsreisen gelten die länderspezifischen Sätze. Gestellte Mahlzeiten sind zu kürzen (siehe Mahlzeitengestellung). Beachten Sie die Dreimonatsfrist bei längeren Einsätzen am selben Ort.
Übernachtungskosten
Die tatsächlichen Übernachtungskosten laut Hotelrechnung können steuerfrei erstattet werden – ohne Obergrenze. Liegt keine Hotelrechnung vor (z. B. Übernachtung bei Freunden), darf der Arbeitgeber die Übernachtungspauschale von 20 € pro Nacht steuerfrei erstatten. Für Auslandsreisen gelten länderspezifische Übernachtungspauschalen.
Wichtig: Die Übernachtungspauschale von 20 € kann nur der Arbeitgeber steuerfrei erstatten. In der Steuererklärung kann der Arbeitnehmer sie nicht ansetzen – dort zählen nur die tatsächlichen Kosten.
Reisenebenkosten
Alle dienstlich veranlassten Nebenkosten können in tatsächlicher Höhe steuerfrei erstattet werden: Parkgebühren, Maut, Gepäckgebühren, dienstliche Telefonate, WLAN-Gebühren, Trinkgelder (mit Eigenbeleg). Voraussetzung: Die Kosten sind durch Belege nachgewiesen.
Was passiert bei Erstattung über der Pauschale?
Erstattet der Arbeitgeber mehr als die steuerfreien Pauschalen, ist der übersteigende Betrag grundsätzlich lohnsteuerpflichtig und sozialversicherungspflichtig. Beispiel: Der Arbeitgeber erstattet 40 € Verpflegung statt der amtlichen 28 €. Die Differenz von 12 € ist steuerpflichtiger Arbeitslohn.
Allerdings hat der Arbeitgeber die Möglichkeit, diese Mehrbeträge mit 25 % pauschal zu versteuern (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG). Die pauschale Lohnsteuer trägt dann der Arbeitgeber – der Mitarbeiter erhält den vollen Betrag netto. Diese Pauschalversteuerung ist bis zur doppelten Höhe der amtlichen Pauschale möglich.
| Erstattung | Steuerliche Behandlung |
|---|---|
| Bis zur amtlichen Pauschale | Steuerfrei (§ 3 Nr. 16 EStG) |
| Über Pauschale, bis zum Doppelten | Pauschalversteuerung 25 % möglich |
| Über dem Doppelten | Voll lohnsteuerpflichtig |
Die Reisekostenrichtlinie des Unternehmens
Eine interne Reisekostenrichtlinie schafft Klarheit für beide Seiten. Typische Regelungen betreffen die zulässigen Verkehrsmittel und Komfortklassen (Economy, Business), ob und in welcher Höhe Verpflegungspauschalen erstattet werden, ob Taxifahrten erlaubt sind, die maximale Hotelkategorie oder ein Hotelbudget pro Nacht, die Frist für die Einreichung der Reisekostenabrechnung (üblich: 14–30 Tage) und ob Trinkgelder und Mini-Bar erstattungsfähig sind.
Die Richtlinie darf über die amtlichen Pauschalen hinausgehen (mit den oben beschriebenen steuerlichen Folgen) oder darunter bleiben. Sie darf aber nicht den Arbeitnehmer daran hindern, die Differenz in der Steuererklärung geltend zu machen.
Kennzeichnungspflicht: Das „M" auf der Lohnsteuerbescheinigung
Hat der Arbeitgeber dem Mitarbeiter Mahlzeiten gestellt, muss er dies in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung mit dem Großbuchstaben „M" kennzeichnen. Das gilt für jeden Monat, in dem mindestens eine Mahlzeit unentgeltlich oder verbilligt zur Verfügung gestellt wurde. Der Mitarbeiter weiß dann, dass die Verpflegungspauschale für diese Zeiträume zu kürzen ist – relevant für die Steuererklärung.
Für Arbeitgeber: Betriebsausgaben
Erstattete Reisekosten sind für den Arbeitgeber Betriebsausgaben und mindern den steuerpflichtigen Gewinn. Das gilt sowohl für die steuerfreien Erstattungen als auch für die pauschal versteuerten Mehrbeträge. Die Lohnsteuer-Anmeldung muss die steuerfreien Erstattungen separat ausweisen. Bewahren Sie die Reisekostenabrechnungen und Belege Ihrer Mitarbeiter mindestens 10 Jahre auf (steuerliche Aufbewahrungsfrist).
Für Selbstständige: Dieser Artikel betrifft das Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Verhältnis. Als Selbstständiger erstatten Sie sich keine Reisekosten, sondern setzen sie direkt als Betriebsausgaben in der EÜR an. Es gelten dieselben Pauschalen, aber der Weg ist ein anderer.