Polen ist ein wichtiger Nachbar- und Produktionsstandort – die Pauschalen liegen deutlich unter dem westeuropäischen Niveau. Warschau hat einen eigenen, etwas höheren Satz; für das übrige Land (Krakau, Breslau, Posen etc.) gilt der niedrigere Landessatz.
Verpflegungspauschale Polen 2025/2026
Die Verpflegungspauschale richtet sich nach der Abwesenheitsdauer. Der erste Wert gilt bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit (sowie am An- und Abreisetag), der zweite Wert bei vollen 24 Stunden. Die Übernachtungspauschale gilt pro Nacht, wenn keine Hotelrechnung vorliegt.
| Ort | 8–24 Std. | ab 24 Std. | Übernachtung |
|---|---|---|---|
| Warschau | 19 € | 28 € | 93 € |
| Übriges Land | 16 € | 24 € | 63 € |
Gerade bei Reisen in den Osten Deutschlands und weiter nach Polen sind Tagesreisen verbreitet – dann greift der 8-Stunden-Satz ohne Übernachtungspauschale.
Übernachtung in Polen: Pauschale oder echte Kosten?
Für die Übernachtung gilt: Liegt eine Hotelrechnung vor, werden die tatsächlichen Kosten angesetzt – das ist der Regelfall und meist günstiger zu belegen. Die oben genannte Übernachtungspauschale darf nur der Arbeitgeber steuerfrei erstatten, etwa wenn privat übernachtet wurde. In der eigenen Steuererklärung sind nur die tatsächlichen Kosten laut Beleg ansetzbar. Mehr dazu unter Übernachtungskosten abrechnen.
Mahlzeiten und längere Aufenthalte
Werden auf der Reise Mahlzeiten gestellt – etwa Hotelfrühstück oder Konferenz-Catering – wird die Verpflegungspauschale gekürzt: um 20 % fürs Frühstück und um je 40 % für Mittag- und Abendessen, berechnet vom vollen Tagessatz. Details unter Mahlzeitengestellung & Kürzung. Bei längeren Einsätzen am selben Ort endet der Anspruch auf die Verpflegungspauschale nach der Dreimonatsfrist.
Häufige Fragen zu Polen
Wie hoch ist die Verpflegungspauschale für Polen?
Für eine Geschäftsreise nach Polen gelten 2025/2026 16 € bei einer Abwesenheit von 8 bis 24 Stunden und 24 € für volle Reisetage ab 24 Stunden. Für Warschau gelten eigene Sätze von 19 € bzw. 28 €.
Was gilt am An- und Abreisetag?
Am An- und am Abreisetag einer mehrtägigen Reise gilt unabhängig von der Abwesenheitsdauer immer der kleinere Satz – für Polen also 16 €.
Wie hoch ist die Übernachtungspauschale für Polen?
Die Übernachtungspauschale beträgt für Polen 63 € pro Nacht. Sie darf jedoch nur der Arbeitgeber steuerfrei erstatten. In der Steuererklärung zählen ausschließlich die tatsächlichen Hotelkosten laut Rechnung.
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