Die USA haben die feinste Staffelung im gesamten Pauschalen-Verzeichnis: Eigene Sätze gelten für New York City, Los Angeles, San Francisco und Washington D.C., dazu ein Satz für das übrige Land. Vor allem die Übernachtungspauschalen sind hoch – New York liegt mit 230 € pro Nacht an der Spitze des gesamten BMF-Verzeichnisses.
Verpflegungspauschale USA 2025/2026
Die Verpflegungspauschale richtet sich nach der Abwesenheitsdauer. Der erste Wert gilt bei mehr als 8 Stunden Abwesenheit (sowie am An- und Abreisetag), der zweite Wert bei vollen 24 Stunden. Die Übernachtungspauschale gilt pro Nacht, wenn keine Hotelrechnung vorliegt.
| Ort | 8–24 Std. | ab 24 Std. | Übernachtung |
|---|---|---|---|
| New York City | 40 € | 59 € | 230 € |
| Los Angeles | 36 € | 54 € | 188 € |
| San Francisco | 36 € | 54 € | 210 € |
| Washington D.C. | 36 € | 54 € | 188 € |
| Übriges Land | 33 € | 50 € | 138 € |
Bei USA-Reisen lohnt sich der Blick auf den konkreten Ort besonders, weil die Spannweite groß ist. Für Städte ohne eigenen Eintrag (z. B. Chicago, Boston) gilt der Satz „übriges Land“.
Übernachtung in USA: Pauschale oder echte Kosten?
Für die Übernachtung gilt: Liegt eine Hotelrechnung vor, werden die tatsächlichen Kosten angesetzt – das ist der Regelfall und meist günstiger zu belegen. Die oben genannte Übernachtungspauschale darf nur der Arbeitgeber steuerfrei erstatten, etwa wenn privat übernachtet wurde. In der eigenen Steuererklärung sind nur die tatsächlichen Kosten laut Beleg ansetzbar. Mehr dazu unter Übernachtungskosten abrechnen.
Mahlzeiten und längere Aufenthalte
Werden auf der Reise Mahlzeiten gestellt – etwa Hotelfrühstück oder Konferenz-Catering – wird die Verpflegungspauschale gekürzt: um 20 % fürs Frühstück und um je 40 % für Mittag- und Abendessen, berechnet vom vollen Tagessatz. Details unter Mahlzeitengestellung & Kürzung. Bei längeren Einsätzen am selben Ort endet der Anspruch auf die Verpflegungspauschale nach der Dreimonatsfrist.
Häufige Fragen zu USA
Wie hoch ist die Verpflegungspauschale für USA?
Für eine Geschäftsreise nach USA gelten 2025/2026 33 € bei einer Abwesenheit von 8 bis 24 Stunden und 50 € für volle Reisetage ab 24 Stunden. Für New York City gelten eigene Sätze von 40 € bzw. 59 €.
Was gilt am An- und Abreisetag?
Am An- und am Abreisetag einer mehrtägigen Reise gilt unabhängig von der Abwesenheitsdauer immer der kleinere Satz – für USA also 33 €.
Wie hoch ist die Übernachtungspauschale für USA?
Die Übernachtungspauschale beträgt für USA 138 € pro Nacht. Sie darf jedoch nur der Arbeitgeber steuerfrei erstatten. In der Steuererklärung zählen ausschließlich die tatsächlichen Hotelkosten laut Rechnung.
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