Wer beruflich eine Fortbildung, ein Seminar oder eine Konferenz besucht, kann die Reisekosten steuerlich geltend machen – genau wie bei einer regulären Dienstreise. Voraussetzung: Die Veranstaltung ist beruflich veranlasst und findet außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte statt.
Wann liegt eine berufliche Fortbildung vor?
Das Finanzamt unterscheidet zwischen Fortbildung und Ausbildung. Für die Reisekosten ist das entscheidend:
| Typ | Steuerliche Behandlung | Reisekosten absetzbar? |
|---|---|---|
| Fortbildung im ausgeübten Beruf | Werbungskosten / Betriebsausgaben (unbegrenzt) | Ja, voll |
| Zweitstudium / Zweitausbildung | Werbungskosten (unbegrenzt) | Ja, voll |
| Erststudium / Erstausbildung | Sonderausgaben (max. 6.000 €/Jahr) | Eingeschränkt |
Fortbildungskosten im ausgeübten Beruf sind in voller Höhe als Werbungskosten (Angestellte) oder Betriebsausgaben (Selbstständige) absetzbar – ohne Obergrenze. Das umfasst die Seminargebühr, Fachliteratur und eben die Reisekosten.
Welche Reisekosten sind absetzbar?
Es gelten dieselben Regeln wie bei jeder anderen Dienstreise. Alle vier Kostenarten können geltend gemacht werden:
1. Fahrtkosten
Die Fahrt zum Seminarort wird wie eine Dienstreise-Fahrt abgerechnet: Kilometerpauschale von 0,30 € pro km (Hin- und Rückfahrt) bei Nutzung des eigenen PKW, oder der tatsächliche Ticketpreis bei Bahn, Flug oder ÖPNV. Die erhöhte Entfernungspauschale (0,38 €) gilt hier nicht, da es sich nicht um den Arbeitsweg handelt.
2. Verpflegungsmehraufwand
Die Verpflegungspauschalen richten sich nach der Abwesenheitsdauer: 14 € ab 8 Stunden, 28 € ab 24 Stunden, An-/Abreisetage 14 €. Bei mehrtägigen Seminaren mit Übernachtung werden die Tage einzeln berechnet – genau wie bei einer Geschäftsreise.
Achtung Catering: Ist im Seminarpreis ein Mittagessen oder Kaffee-Pause mit vollwertigem Essen enthalten, handelt es sich um eine gestellte Mahlzeit. Die Verpflegungspauschale wird entsprechend gekürzt: Frühstück –5,60 €, Mittag- oder Abendessen jeweils –11,20 €. Das gilt auch dann, wenn Sie die Mahlzeit nicht in Anspruch nehmen.
3. Übernachtungskosten
Die Hotelkosten am Seminarort werden in tatsächlicher Höhe erstattet bzw. sind absetzbar. Achten Sie darauf, dass Frühstück und Übernachtung getrennt auf der Rechnung ausgewiesen sind. Ist die Übernachtung im Seminarpaket enthalten und nicht separat ausgewiesen, muss der Arbeitgeber den Übernachtungsanteil schätzen – üblich ist die amtliche Übernachtungspauschale als Richtwert.
4. Reisenebenkosten
Parkgebühren am Seminarort, Gepäckkosten, WLAN-Gebühren und ähnliche dienstlich veranlasste Ausgaben sind als Reisenebenkosten absetzbar. Belege aufbewahren oder Eigenbelege erstellen.
Seminargebühr: Separat absetzbar
Die Seminargebühr selbst ist keine Reisekosten im engeren Sinne, sondern direkt als Werbungskosten oder Betriebsausgabe absetzbar. Sie wird in der Steuererklärung separat eingetragen (Anlage N: Zeile „Fortbildungskosten"). Enthält das Seminarpaket Übernachtung und Verpflegung, muss die Gesamtrechnung aufgeschlüsselt werden – der Seminaranteil als Fortbildungskosten, Übernachtung und Verpflegung als Reisekosten.
Sonderfall: Berufsbegleitendes Studium
Bei einem berufsbegleitenden Zweitstudium oder Master ist die Hochschule oder Bildungseinrichtung in der Regel keine erste Tätigkeitsstätte (es sei denn, der Arbeitgeber ordnet Sie dort zu). Jede Fahrt zur Hochschule gilt als Dienstreise – mit voller Kilometerpauschale für Hin- und Rückfahrt plus Verpflegungspauschale bei entsprechender Abwesenheit. Das kann bei mehrjährigen Studiengängen einen erheblichen steuerlichen Vorteil bedeuten.
Beim Erststudium (ohne vorherige Berufsausbildung) sind die Kosten als Sonderausgaben absetzbar – allerdings nur bis maximal 6.000 € pro Jahr und ohne die Möglichkeit, Verluste vorzutragen.
Online-Fortbildung: Keine Reisekosten
Bei Webinaren, Online-Seminaren und E-Learning-Kursen, die Sie von zu Hause oder vom Büro aus absolvieren, fallen keine Reisekosten an. Die Seminargebühr ist trotzdem als Werbungskosten oder Betriebsausgabe absetzbar. Arbeitsmittel wie ein zweiter Bildschirm oder Headset können ebenfalls geltend gemacht werden.
Praxisbeispiel: Dreitägiges Fachseminar
Herr Braun besucht ein dreitägiges Controlling-Seminar in Frankfurt. Anreise Montag 7:00 Uhr, Rückreise Mittwoch 18:00 Uhr. Im Seminarpreis sind Mittagessen (Mo–Mi) und ein gemeinsames Abendessen am Montag enthalten. Hotel: 120 €/Nacht inkl. Frühstück.
| Position | Betrag |
|---|---|
| Seminargebühr (Fortbildungskosten) | 890,00 € |
| Bahn hin und zurück | 148,00 € |
| 2 × Hotel (120 €) | 240,00 € |
| Verpflegung Mo (14 € – Mittag 11,20 € – Abend 11,20 €) | 0,00 € |
| Verpflegung Di (28 € – Frühst. 5,60 € – Mittag 11,20 €) | 11,20 € |
| Verpflegung Mi (14 € – Frühst. 5,60 € – Mittag 11,20 €) | 0,00 € |
| Taxi Bahnhof–Hotel | 24,00 € |
| Gesamt absetzbar | 1.313,20 € |
Tipp für Arbeitnehmer: Auch wenn der Arbeitgeber die Seminargebühr bezahlt, können Sie die nicht erstatteten Reisekosten (Verpflegung, Eigenanteil Fahrt) in Ihrer Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Prüfen Sie, welche Kosten Ihr Arbeitgeber übernimmt und was übrig bleibt.