Diese Checkliste begleitet Sie durch den gesamten Prozess einer Dienstreise – von der Planung über die Reise selbst bis zur fertigen Reisekostenabrechnung. Zum Abhaken, Ausdrucken oder einfach als Gedächtnisstütze.
Vor der Reise
Genehmigung einholen: Ist die Dienstreise genehmigt? Manche Arbeitgeber verlangen eine schriftliche Reisegenehmigung (Dienstreiseantrag) vor Reiseantritt. Prüfen Sie die interne Reisekostenrichtlinie.
Verkehrsmittel klären: Welches Verkehrsmittel ist vorgesehen – eigener PKW, Bahn, Flug, Mietwagen? Die Richtlinie des Arbeitgebers bestimmt, welche Klasse und welches Verkehrsmittel erstattet wird.
Pauschalen prüfen: Bei Inlandsreisen gelten 14 € / 28 € Verpflegungspauschale. Bei Auslandsreisen die länderspezifischen Auslandspauschalen nachschlagen. Bei Reisen über drei Monate zum selben Ort die Dreimonatsfrist beachten.
Hotel buchen: Darauf achten, dass die Rechnung auf den Arbeitgeber oder auf Sie persönlich ausgestellt wird (je nach Unternehmensrichtlinie). Frühstück möglichst separat ausweisen lassen – sonst wird es pauschal mit 5,60 € von der Verpflegungspauschale abgezogen.
Während der Reise
Abfahrtszeit notieren: Exakte Uhrzeit der Abreise von der Wohnung oder der ersten Tätigkeitsstätte. Diese Zeit bestimmt die Höhe der Verpflegungspauschale.
Belege sammeln – systematisch: Jeden Beleg sofort in eine Mappe oder fotografieren. Folgende Belege sind relevant: Fahrkarten und Boardingpässe, Hotelrechnung (Frühstück separat!), Taxiquittungen, Parkbelege und Mautquittungen, Bewirtungsbelege (mit vollständigen Pflichtangaben) sowie sonstige Belege (Telefon, WLAN, Gepäck).
Gestellte Mahlzeiten dokumentieren: Wurde ein Frühstück, Mittagessen oder Abendessen vom Arbeitgeber, vom Kunden oder im Rahmen einer Veranstaltung gestellt? Notieren Sie Tag und Mahlzeit – das ist für die Kürzung relevant.
Kilometerstand notieren: Bei Fahrten mit dem eigenen PKW: Kilometerstand bei Abfahrt und Ankunft. Alternativ die Strecke über einen Routenplaner dokumentieren. Bei mehreren Strecken jede einzeln erfassen.
Eigenbelege erstellen: Ist ein Beleg verloren gegangen oder war keiner erhältlich (z. B. Trinkgeld, Parkuhr)? Erstellen Sie sofort einen Eigenbeleg mit Datum, Betrag, Grund und Unterschrift.
Nach der Reise
Rückkehrzeit notieren: Exakte Uhrzeit der Rückkehr an die Wohnung oder erste Tätigkeitsstätte.
Abrechnung zeitnah erstellen: Je frischer die Erinnerung, desto genauer die Abrechnung. Die meisten Arbeitgeber setzen Fristen von 14 bis 30 Tagen nach Reiseende. Unser Tool hilft, die Abrechnung in Minuten zu erstellen.
Verpflegungspauschale berechnen: Abwesenheitszeiten pro Tag berechnen, An-/Abreisetage mit 14 €, volle Tage mit 28 € ansetzen. Gestellte Mahlzeiten abziehen: Frühstück –5,60 €, Mittag/Abendessen jeweils –11,20 €. Bei Auslandsreisen: länderspezifische Pauschalen verwenden.
Fahrtkosten berechnen: Eigener PKW: gefahrene Kilometer × 0,30 €. Öffentliche Verkehrsmittel: tatsächlicher Ticketpreis. Mietwagen: Mietkosten + Kraftstoff + Maut/Parken.
Belege sortieren und anhängen: Belege chronologisch sortieren, nummerieren und der Abrechnung beifügen. Digitale Scans oder Fotos werden in der Regel akzeptiert.
Unterschrift und Einreichung: Abrechnung unterschreiben und beim Arbeitgeber einreichen. Bei Selbstständigen: Abrechnung als Beleg für die Steuererklärung ablegen.
Pauschalen-Schnellübersicht 2025/2026
| Pauschale | Betrag | Bedingung |
|---|---|---|
| Verpflegung (klein) | 14 € | Ab 8 Stunden / An-/Abreisetag |
| Verpflegung (groß) | 28 € | Voller Kalendertag (24 h) |
| Kilometerpauschale | 0,30 €/km | Eigener PKW, Hin + Rück |
| Übernachtung (pauschal) | 20 €/Nacht | Nur bei Erstattung durch AG |
| Kürzung Frühstück | 5,60 € | 20 % der großen Pauschale |
| Kürzung Mittag/Abend | 11,20 € | 40 % der großen Pauschale |
Fristen im Überblick
| Was | Frist |
|---|---|
| Abrechnung beim Arbeitgeber | 14–30 Tage (je nach Richtlinie) |
| Steuererklärung | 31. Juli des Folgejahres |
| Steuererklärung (mit Berater) | Ende Februar des übernächsten Jahres |
| Dreimonatsfrist Verpflegung | 3 Monate am selben Einsatzort |
| Belegaufbewahrung (AN) | Bis Steuerbescheid bestandskräftig |
| Belegaufbewahrung (AG / Selbst.) | 10 Jahre |
Digitaler Tipp: Fotografieren Sie jeden Beleg direkt auf der Reise mit dem Smartphone. So haben Sie immer eine Sicherungskopie – selbst wenn der Papierbeleg verloren geht. Viele Finanzämter akzeptieren digitale Kopien als Nachweis, sofern sie GoBD-konform gespeichert sind.